會務工作

會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場佈置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閲、印製、分發(會前分發或會上分發)。第三，會議通知。會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知後還要跟蹤落實，以瞭解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的彙報檢查和現場檢查的兩種方式。彙報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導彙報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點在於會場的佈置和安全保衞工作。第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標誌。第六，會議結束時的會務工作，包括對會議內容的總結，會議紀要的撰寫與分發，會議新聞報道或舉行新聞發佈會、記者招待會等，會務工作總結。此外如代表離會、財務結算、物資清退等各項善後工作。 ^[1]