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書面談判
鎖定
為了發揮書面談判的作用,有利於對方瞭解己方的交易要求,作為賣方,可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客户,表單上對商品名稱、規格、價格、裝運等條件有較為詳細的介紹,讓客户對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的瞭解,避免因文字表達不周而引起誤解。同時,談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函,能達成的交易要迅速通知對方,不要貽誤時機,即使不能達成的交易也要委婉地答覆,搞好與客户的關係,“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時,更不能有求於人時喪失企業的品格,而人求我時冷眼相待,這不僅會影響企業購銷活動的持續開展,而且會影響企業的經營作風和商業信譽。
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- 中文名
- 書面談判
- 外文名
- documentary negotiation
- 形 式
- 信函、電報、電傳等
- 適用範圍
- 有經常性經濟交往活動的談判
- 特 徵
- 準備充分、談判成本低及間接性
- 缺 點
- 難運用行為語言技巧達到溝通效果
書面談判概念
由於書面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊,因此,在實際工作中,常把兩種談判結合在一起使用。有的在一般情況下采取書面談判的交易,在特殊情況下也可以改用口頭談判;經常有交往的雙方,在原先雙方約定的交易條件不變時,具體一筆交易就可以用書面談判,而當情況和上述交易條件發生變化時,就需要在一起會晤,進行口頭談判。
但不論採取哪種形式,只要是通過談判達成協議,一般都要簽訂書面合同。即使書面談判,也不例外。比如與老客户採用電報方式洽談時,有的條件不一定一一列出,如不可抗力、仲裁、異議索賠,甚至商檢、包裝、支付方式等,但在交易達成時,必須簽訂合同,而且所有的交易條件都要寫入合同。
書面談判書面談判的特徵
書面談判具有準備充分、談判成本低及間接性等特點。
書面談判書面談判的評價
一般應規定對方答覆的有效期限,書面談判方式可以使雙方對問題有比較充足的考慮時間。在談判過程中有時間同自己的助手、企業領導及決策機構進行討論和分析,有益於慎重決策。書面談判一般不需要談判者四處奔走,可以坐鎮企業,向國內外許多單位發出信函、電報,並對不同客户的回電進行分析比較,從中選出對自己最有利的交易對象。
由於具體的談判人員互不見面,他們互相代表的是本企業,雙方都可不考慮談判人員的身份,把主要的精力集中在交易條件的洽談上,從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。
此外,由於書面談判只花費通訊費用,不花費差旅費和招待費,因而談判費用開支較少。
當然,書面談判也有不足之處。
書面談判多采用信函、電報等方式,文字要求精練,如果文不達意,容易造成雙方理解差異,引起爭議和糾紛; 由於雙方的代表不見面,因而無法通過觀察對方的語態、表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動,從而難以運用行為語言技巧達到溝通意見的效果; 書面談判所使用的信函、電報需要郵電、交通部門的傳遞,如果這些部門發生故障,則會影響雙方的聯繫,甚至喪失交易的時機。 鑑於書面談判有其侷限性,所以它多適用於雙方經常有交易活動的談判,以及跨地區、跨國界的談判。
為了發揮書面談判的作用,有利於對方瞭解自己的交易要求,作為賣方,可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客户,表單上比較詳細地反映賣方商品的名稱、規格、價格、裝運等條件,可以使客户對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的瞭解,避免因文字表達不周而引起的誤解。同時,談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函,能達成的交易要迅速通知對方,不要貽誤時機,即使不能達成的交易也要委婉地答覆,搞好與客户的關係,“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時,也忌諱有求於人時喪失企業的品格,而人求我時冷眼相待,這不僅關係到企業購銷活動的持續開展,而且關係到企業的經營作風和商業信譽。
綜上所述,書面談判形式有利有弊。談判形式利用的好壞,完全在於對各種談判形式掌握得如何,應根據交易的需要和各種談判形式的特點加以正確選擇。在實際工作中,不要把兩種談判形式截然分開,可以把它們結合起來,取其所長,避其所短。在一般情況下適用書面談判的交易,在特殊情況下也可以改用口頭談判。在實際工作中,既要正確選擇又要靈活運用談判形式。
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