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文秘

(負責文章寫作、文學編輯和新聞寫作等工作)

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文秘(Secretary)是指經過學習,掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識,熟悉現代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書秘書事務工作,能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、並從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關係等工作的人才。
中文名
文秘
外文名
Secretary
類    別
服務業
能力要求
文章寫作、文學編輯和新聞寫作
釋    義
經過學習,掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識
課程設置
公文寫作、文件管理、檔案管理、企業管理學等

文秘培養目標

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經過學習、掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識,熟悉現代文學書,秘書學的原理和方法,具有較強的寫作能力,能熟練的從事文書秘書事務工作、能進行文章寫作,文學編輯和新聞寫作,有較強的公關能力,具有較強的社會交往能力,口語表達能力,服務能力。

文秘課程設置

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公文寫作、文件管理、檔案管理、企業管理學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關係學、人力資源管理、秘書實務等。

文秘就業方向

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在各級黨政羣機關,企事業單位民營企業,文化宣傳部門從事信息宣傳,文秘服務,日常辦公管理及公共關係等工作。

文秘常用軟件

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數據處理軟件Excel2007/2010、 WPS、文稿演示軟件PowerPoint2007/2010、網頁製作軟件FrontPage2007/2010和壓縮工具軟件WinZip18.0 等常用軟件。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握應用當然更好。

文秘核心職能

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工作管理
能依工作的輕重緩急排定優先級,妥善運用自己的時間與資源,有效管理工作流程及進度。
認真負責
確實達成工作職責及要求,能勇於承擔自己的錯誤或失敗,不歸咎他人並努力改善。
主動積極
不需他人指示或要求能自動自發做事,面臨問題立即採取行動加以解決,且為達目標願意主動承擔額外責任。
對顧客展現服務熱忱,有效滿足顧客需求、解決顧客問題,進而提高顧客滿意度。
誠信正直
為人坦誠、確實遵守組織規定與社會規範、信守承諾且言行一致。
適變能力
對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定,嘗試瞭解改變的原因並以開放態度面對,有效調整行為且維持應有的工作表現。
問題解決
能夠掌握問題核心,精確解讀訊息做出結論,尋求適當解決方案 ,衡量利弊得失並採取實際行動以排除障礙。
壓力承受
面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解,並維持應有的工作表現與人際關係。
溝通協調
能視談話對象有條理地清楚表達想法,除確保對方專注聆聽及充分了 解,並可正確解讀、響應、釐清他人所傳達的訊息以取得共識。

文秘工作職責

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一、教學秘書工作職責:
1、協助院領導抓好教學常規工作的安排,檢查與總結工作。
2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。
3、協助院領導處理好日常的教學事務工作,並及時進行請示與彙報。
4、負責收集撰寫整理,管理各種教學信息和教學文件。
5、負責教學檔案的建立與管理工作,作到分門別類,有條理。
6、作好各種文件的收發,登記與管理工作。
二、生活秘書工作職責
1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作,監督辦公費用的使用情況。
2、協助院領導、班主任抓好勞動衞生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。
4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的彙總工作。
5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。
6、協助院長用好院基金的使用管理工作,所有經費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。
8、作好院資料室的收發與報刊雜誌的徵訂工作。

文秘特性

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文秘從屬性

秘書工作不是獨立的,是從屬於領導的,是完全按領導意圖辦事的。

文秘方圓性

一是工作圓滿,有較強的協調綜合能力;二是圓熟能力,工作很熟練。三是圓通能力,不能沒有原則,但也要通融,而又不能圓滑。

文秘輔助性

辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠於職守,守就是守本分,做好本職工作。要做到三不越:不越位、不越職、不越權。

文秘綜合性

概括起來是“三三四四”:
第一個三是三個中心,即信息中心、協調綜合中心和參謀辦事中心;
第二個三是三辦十項工作,即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(信息調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理);
第一個四是四句話,即貫通上下,協調左右,聯繫內外,綜合辦理。所以説辦公室處於樞紐地位;
第二個四是四個結論,即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。

文秘行政文員

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行政文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼,行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?
他應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力,還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力,中英文打字速度快,能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語口語,有較好的英語閲讀和寫作能力。

文秘文員

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辦公室文員(會議、文書印信、檔案、接待宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衞生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文,信件,郵件,報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出流水賬登記,並對餐費做統計及餐費的收納保管
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13.社會保險的投保、申領。
14 .統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15 .管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.

文秘秘書

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秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
1998年5月,國家勞動部(現人力資源和社會保障部)在其新頒佈的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為:專門從事辦公室程序工作,協助領導處理財務及日常事務,併為領導決策及實施服務的人員。
我國秘書從業人員約達2300萬人。
我國外資企業秘書分三類:
初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;
中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。
高級秘書(經理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、税務知識,有應急處理能力,有較強的語文素養和較高的應用寫作能力。

文秘分佈院校

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【江西】江西農業大學 新餘學院(新餘國家高新區)
【安徽】蚌埠學院、合肥學院、皖西學院
山東農業大學(本科)聊城大學
【江蘇】淮陰工學院(本科)
連雲港師範高等專科學校(專科)
【黑龍江】哈爾濱學院(本科)哈爾濱師範大學(本科)
【河南】洛陽理工學院(專科)信陽師範學院 信陽師範學院華鋭學院 平頂山學院(本科)
【遼寧】瀋陽師範大學
【河北】邢台學院
【甘肅】西北師範大學
【山西】晉東南師範專科學校、山西大學商務學院
【山東】中國石油大學勝利學院(專科) (本科)
參考資料