文秘辦公自動化

本書主要講解文秘辦公環境，漢字錄入與管理辦公文件，編輯與排版Word文檔，使用Word郵件合併功能，製作、計算與分析Excel電子表格，製作、設計和放映PowerPoint演示文稿，網上交流與電子商務，使用常用辦公工具軟件及使用常用辦公設備等知識。本書最後還安排了綜合實訓內容，進一步提高學生對知識的應用能力。

本書採用項目式、分任務講解，每個任務主要由任務目標、相關知識和任務實施3個部分組成，然後再進行強化實訓。每章最後還總結了常見疑難解析，並安排了相應的練習和實踐。本書着重於對學生實際應用能力的培養，將職業場景引入課堂教學，因此可以讓學生提前進入工作的角色。

項目一　走進文秘辦公環境　1

任務一　認識文秘辦公自動化　2

一、任務目標　2

二、相關知識　2

(一)文秘辦公自動化概述　2

(二)文秘辦公的工作內容　2

(三)文秘人員需具備的職業素質　2

(四)現代文秘辦公的發展　3

任務二　啓動和關閉計算機　3

一、任務目標　3

二、相關知識　3

(一)計算機的硬件組成　3

(二)計算機的軟件組成　6

三、任務實施　6

任務三　使用Windows XP操作系統　7

一、任務目標　7

二、相關知識　8

(一)Windows XP操作系統的桌面　8

(二)Windows XP操作系統的窗口　9

(三)Windows XP操作系統的對話框和菜單　10

三、任務實施　12

(一)創建桌面快捷方式圖標　12

(二)打開、切換和關閉窗口　13

(三)使用“開始”菜單啓動程序　15

實訓一　查看計算機中的資源　15

實訓二　啓動和關閉辦公程序　16

常見疑難解析　17

拓展知識　17

課後練習　18

項目二　練習漢字錄入　19

任務一　練習鍵盤指法　20

一、任務目標　20

二、相關知識　20

(一)認識鍵盤的結構　20

(二)鍵盤的指法分工　22

(三)擊鍵方法　23

三、任務實施　23

任務二　安裝和設置中文輸入法　25

一、任務目標　25

二、相關知識　25

(一)中文輸入法的分類　25

(二)認識中文輸入法狀態條　25

三、任務實施　26

(一)添加和刪除系統自帶中文輸入法　26

(二)安裝搜狗拼音輸入法　27

(三)設置默認輸入法和定義快捷鍵　28

任務三　練習使用拼音輸入法打字　29

一、任務目標　29

二、相關知識　29

(一)拼音輸入法的分類　29

(二)拼音輸入法的編碼方式　30

三、任務實施　31

(一)練習輸入中文文章　31

(二)測試輸入速度　32

任務四　練習使用五筆字型輸入法打字　33

一、任務目標　33

二、相關知識　33

(一)五筆字型輸入法與漢字基礎　33

(二)五筆字根　34

(三)漢字的拆分與輸入方法　35

三、任務實施　36

(一)練習五筆打字　36

(二)練習用五筆輸入文章　37

實訓一　用拼音輸入法錄入演講稿　37

實訓二　用五筆輸入法錄入工作計劃　38

常見疑難解析　39

拓展知識　39

課後練習　40

項目三　管理計算機中的辦公文件　41

任務一　新建“人事管理”文件夾及子文件夾　42

一、任務目標　42

二、相關知識　42

(一)磁盤、文件夾與文件　42

(二)文件路徑　43

三、任務實施　43

(一)新建和重命名“人事管理”文件夾　43

(二)新建“員工檔案”和“招聘計劃”等子文件夾　44

任務二　管理“接待事務”文件夾中的內容　45

一、任務目標　45

二、相關知識　45

三、任務實施　46

(一)移動和複製文件到“接待事務”文件夾中　46

(二)搜索文件和文件夾　47

任務三　設置與共享“行政事務”文件夾　48

一、任務目標　48

二、相關知識　49

三、任務實施　49

(一)只讀共享“行政事務”文件夾　49

(二)隱藏文檔並設置文件夾與文件的顯示方式　51

實訓一　創建“文檔管理”文件夾體系　52

實訓二　共享“獎懲管理”文件夾　52

常見疑難解析　53

拓展知識　53

課後練習　54

項目四　Word文檔編輯　55

任務一　製作“會議紀要”文檔　56

一、任務目標　56

二、相關知識　56

三、任務實施　57

(一)新建“會議紀要”文檔　57

(二)輸入文本　58

(三)編輯文本　60

(四)查找與替換文本　62

(五)撤銷和恢復操作　63

(六)保存並退出Word　64

任務二　製作“招聘啓事”文檔　64

一、任務目標　64

二、相關知識　65

三、任務實施　66

(一)設置字符格式　66

(二)設置段落縮進和間距　68

(三)設置段落對齊方式　69

(四)設置邊框和底紋　70

(五)添加項目符號和編號　71

(六)使用“格式刷”複製格式　72

實訓一　製作“催款函”文檔　73

實訓二　編輯“工作計劃”文檔　73

常見疑難解析　74

拓展知識　75

課後練習　76

項目五　排版Word文檔　77

任務一　排版“公司簡介”文檔　78

一、任務目標　78

二、相關知識　78

三、任務實施　79

(一)插入圖片　79

(二)插入藝術字　80

(三)繪製公司組織結構圖　81

(四)插入表格　82

任務二　排版“公司制度手冊”文檔　84

一、任務目標　84

二、相關知識　84

三、任務實施　84

(一)設置頁面大小　84

(二)應用和修改標題樣式　85

(三)設置文檔的頁眉與頁腳　87

(四)插入分頁符並提取目錄　87

任務三　審閲和修訂“辦公文件管理”文檔　89

一、任務目標　89

二、相關知識　89

三、任務實施　89

(一)添加批註　89

(二)添加修訂並修改修訂文本　90

(三)利用拼寫檢查校對文檔　91

(四)打印裝訂文檔　92

實訓一　製作“公司考勤制度”文檔　92

實訓二　製作“公司宣傳冊”文檔　93

常見疑難解析　93

拓展知識　94

課後練習　94

項目六　使用Word郵件合併　95

任務一　創建和批量打印商務邀請函　96

一、任務目標　96

二、相關知識　96

三、任務實施　96

(一)撰寫商務邀請函　96

(二)郵件合併　97

任務二　批量創建信封　100

一、任務目標　100

二、相關知識　100

三、任務實施　100

(一)創建信封格式　100

(二)利用數據源合併生成信封　101

實訓一　批量製作“客户通知單”　102

實訓二　製作“公司員工標識卡”　103

常見疑難解析　103

拓展知識　104

課後練習　104

項目七　製作Excel電子表格　105

任務一　製作“來訪登記表”工作簿　106

一、任務目標　106

二、相關知識　106

(一)認識Excel 2003的工作界面　106

(二)工作簿、工作表與單元格　107

三、任務實施　107

(一)新建“來訪登記表”工作簿　107

(二)重命名工作表並設置標籤顏色　108

(三)輸入表格數據　109

任務二　製作“員工通訊錄”工作簿　110

一、任務目標　110

二、相關知識　111

三、任務實施　111

(一)編輯表格數據　111

(二)填充與複製表格數據　112

(三)添加底紋和邊框　114

實訓一　製作“辦公用品購買清單”　115

實訓二　製作“職員檔案表”　115

常見疑難解析　116

拓展知識　117

課後練習　118

項目八　計算與分析表格數據　119

任務一　計算“日常辦公費用”合計數據　120

一、任務目標　120

二、相關知識　120

三、任務實施　120

(一)使用公式計算合計數　120

(二)使用求和函數計算單項費用　121

(三)使用平均函數計算平均費用　122

(四)使用IF函數判斷費用是否超支　123

任務二　管理和分析“員工銷售業績表”數據　124

一、任務目標　124

二、相關知識　124

三、任務實施　125

(一)按銷售額高低排序數據　125

(二)篩選銷售總額大於150的記錄　125

(三)按小組彙總銷售情況　126

(四)創建並美化圖表　127

實訓一　計算“員工銷售提成表”　129

實訓二　分析“一季度產品銷售統計表”　130

常見疑難解析　131

拓展知識　132

課後練習　132

項目九　製作PowerPoint演示文稿　133

任務一　創建“員工培訓”演示文稿　134

一、任務目標　134

二、相關知識　134

三、任務實施　135

(一)保存演示文稿並新建多張幻燈片　135

(二)應用幻燈片版式並輸入文本　136

(三)複製、移動和刪除幻燈片　137

任務二　編輯和美化“活動策劃”演示文稿　138

一、任務目標　138

二、相關知識　138

三、任務實施　139

(一)編輯幻燈片文本　139

(二)插入圖片和圖形　140

(三)插入表格和圖表　141

(四)插入聲音和視頻　143

實訓一　製作“禮儀培訓”演示文稿　144

實訓二　製作“產品介紹”演示文稿　144

常見疑難解析　145

拓展知識　146

課後練習　146

項目十　設計和放映幻燈片　147

任務一　設置“年終報告”演示文稿版式　148

一、任務目標　148

二、相關知識　148

三、任務實施　149

任務二　設置和放映“企業宣傳”演示

文稿　150

一、任務目標　150

二、相關知識　150

三、任務實施　151

(一)設置並自定義動畫方案　151

(二)設置切換方案和放映方式　153

(三)設置排練計時並添加動作按鈕　154

(四)演示文稿放映過程中的控制　156

(五)打包演示文稿　157

實訓一　製作“公司簡介”演示文稿　157

實訓二　製作“員工手冊”演示文稿　158

常見疑難解析　159

拓展知識　159

課後練習　160

項目十一　網上交流與電子商務　161

任務一　收發電子郵件　162

一、任務目標　162

二、相關知識　162

三、任務實施　163

(一)註冊雅虎郵箱　163

(二)發送電子郵件　164

(三)接收、轉發和回覆電子郵件　164

任務二　網上預訂機票　166

一、任務目標　166

二、相關知識　166

三、任務實施　167

任務三　網上招聘人才　168

一、任務目標　168

二、相關知識　169

三、任務實施　169

實訓一　撰寫併發送“放假通知”郵件　171

實訓二　網上購買打印機耗材　172

實訓三　在58同城免費招聘人才　173

常見疑難解析　173

拓展知識　174

課後練習　174

項目十二　使用常用辦公工具軟件　175

任務一　壓縮與解壓縮文件　176

一、任務目標　176

二、相關知識　176

三、任務實施　176

任務二　使用迅雷下載軟件和資料　177

一、任務目標　177

二、相關知識　177

三、任務實施　178

(一)下載軟件　178

(二)下載資料　179

任務三　導入和瀏覽數碼照片　180

一、任務目標　180

二、相關知識　180

三、任務實施　181

(一)導入並瀏覽照片　181

(二)用畫圖程序處理照片　181

(三)用“光影魔術手”軟件處理照片　182

任務四　使用殺毒軟件　183

一、任務目標　183

二、相關知識　183

三、任務實施　184

實訓一　加密壓縮公司資料　186

實訓二　導入並處理拍攝的照片　186

常見疑難解析　187

拓展知識　187

課後練習　188

項目十三　使用常用辦公設備　189

任務一　使用打印機　190

一、任務目標　190

二、相關知識　190

三、任務實施　191

(一)安裝和共享打印機　191

(二)維護打印機　193

任務二　使用掃描儀　194

一、任務目標　194

二、相關知識　194

三、任務實施　195

任務三　使用傳真機　196

一、任務目標　196

二、相關知識　197

三、任務實施　197

任務四　使用複印機和多功能一體機　198

一、任務目標　198

二、相關知識　198

三、任務實施　199

(一)使用複印機　199

(二)使用多功能一體機　199

任務五　使用投影儀　199

一、任務目標　200

二、相關知識　200

三、任務實施　200

實訓一　掃描並打印業務合同　201

實訓二　使用投影儀演示新品推廣　202

常見疑難解析　202

拓展知識　203

課後練習　204

項目十四　綜合實訓——安排年終會議　205

任務一　用郵件溝通會議內容與精神　206

任務二　準備會議相關文件　208

(一)製作會議通知　208

(二)打印和複印通知　210

任務三　準備會議投影儀　211

任務四　製作與歸納會議記錄　212

常見疑難解析　213

拓展知識　214

課後練習　214