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文書
（漢語詞彙）
鎖定
文書釋義
文書出處
1、文字圖籍。
2、書籍；文章。
《史記·秦始皇本紀》：“秦王懷貪鄙之心，行自奮之智……禁文書而酷刑法，先詐力而後仁義。”
宋 朱淑真《夏日遊水閣》詩：“獨自憑闌無箇事，水風涼處讀文書。”
3、公文；案牘。
《漢書·刑法志》：“文書盈於幾閣，典者不能徧睹。”
唐 元稹《望喜驛》詩：“滿眼文書堆案邊，眼昏倫得暫時眠。”
宋 蘇軾《温陶君傳》：“是時王方省覽文書，日昃未食，見之甚喜。”
《東周列國志》第七回：“再説鄭伯班師，行至中途，又接得本國文書一道，內稱：‘宋、衞已移兵向戴矣。’”
《二刻拍案驚奇》卷二十：“﹝太守﹞當下出了一紙文書給與緝捕使臣。”
4、字據；契約。
《二刻拍案驚奇》卷十九：“便寫了一張情願受僱，專管牧畜的文書。”
浩然 《豔陽天》第三七章：“那天半夜，你到 獅子院 敲門找我，人沒進來，你把個文書盒子塞給我了。”
5、書札。
《東周列國志》第五回：“兩處俱有文書到於洛京，奏聞桓王，説鄭兵盜割麥禾之事。”
6、從事書信、公文工作的人。
7、文章和書法的合稱。
8、彈詞的別稱。
參閲 清 範祖述 《杭俗遺風》。
文書發展
中國上古到清代末年各歷史時期使用的文書。其發展過程大體可分三個階段：戰國以前屬於前期，秦代到南北朝為中期，隋、唐到清代為後期。前期的文書比較簡單，中期的各種文書逐漸形成專用的文種名稱，各文種也開始有了特定的程式。後期通用文種的載體都已使用紙張，文書處理程序更加嚴密，各文種的程式也日臻成熟。
文書載體
據史書記載，中國古代最早的文書是公元前2000年前帝舜時期史官所記的《虞書》，但原件早已不存。現存最早的古文書是清末開始在河南安陽出土的甲骨刻辭，是殷王室占卜時所刻的文字，屬於公務文書，史書記載商代的文書還有冊和典，是簡的集合體。簡以狹長竹、木片作載體。把長短相間的簡用皮條或絲繩上下兩道編連起來，就成為冊。把冊保存起來就成為典。典冊所載內容是當時史官的記錄。東晉後期（公元4世紀末、5世紀初），紙張首先被用作官府往來文書的載體，而詔令文書和重要奏疏的載體仍用竹、木簡，到隋代竹、木簡才廢棄不用。從周代到清末，文書載體還曾使用金、玉、銅、鐵、石、縑帛等物，是為了長期保存或在某些特殊情況下使用。文書載體用紙以後，詔書用染黃紙，直至清末。明、清時期向上級官員祝賀的稟啓用紅紙，一般文書都用白紙。歷代文書紙式幅面大小不一。紙張載體用摺疊式從元代開始，明代的奏疏沿用，稱為本，其餘文書用單幅紙，作為官員身分證的誥命文書用卷軸式。清初紙式仍沿明制。中葉以後除詔令文書和個別下行文種外，都改用折式。
文書文種
秦代以前沒有專門的文種名稱，統稱為書，通常用文書載體的名稱來區別它們的重要程度。春秋戰國時期文書開始有了按使用目的加上的籠統稱謂：刑法典稱刑書；結盟文書稱為盟書或載書；君王發佈命令的文書稱為命書；上級官員告誡屬下的文書稱為語書，等等。秦代開始制定按不同文件責任者的身分等級和行文目的使用文書的專名，使文書區分為許多不同的種類，稱為文種。秦、漢以後形成的許多文種，可以概括為三大類：一是皇帝使用的各文種，稱為詔令文書；二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。從唐代開始，國家對文種的名稱有了明確的規定，以後宋、元、明、清各代也都有新的規定。清代規定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕，是沿用明代文種；經常使用處理政務、告誡臣僚的文書稱為諭旨，是新增的文種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為發佈詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制，使用奏本和題本，康熙年間又新增一種稱為奏摺，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有札付、帖、照會、故牒等文種，上行文有諮呈、呈狀、申狀、牒呈、牒上等文種，平行文有諮、關、牒等文種。清代基本上沿襲明制，並且把明代下行文經常使用的牌文定為法定文種，中葉以後又增添程式比較簡便的札文作為下行文種之一，把明代上行文使用的呈狀簡稱為呈，把申狀分為評文和驗文二種。
文書程式
中國封建社會形成的文書程式，在稱謂、用語等各方面都貫穿着等級制精神。據史書記載，秦、漢時期對文書程式已有規定。現存較完全的官方規定，有南宋寧宗嘉泰三年（1203）頒行的《慶元條法事類》所載的宋代文書程式和《明會典》所載的明代文書程式，但它們都是為一般官員規定，而不列詔令文書程式。明、清兩代的文書程式基本相同，文字結構大體分為7個部分：①文件責任者的官銜、姓名；②事由；③正文；④結束語；⑤受文者官府名稱 ；⑥行文年月日；⑦文種名稱和文件責任者簽押。明、清文書程式中上級官員對下級行文，為了表示權威，還實行標朱制度，即用紅筆填寫行文日期，在文中的關鍵字樣上用紅筆圈點勾勒，用以提示下級注意。
文書印章
印章是古代文書的重要組成部分，文件責任者在文書的某個部位鈐蓋印章，作為文件生效的標誌。印章原稱為?或作璽。文書鈐蓋印章，見於記載最早的是公元前6世紀春秋時期中葉，當時稱為璽書。秦代規定璽作為皇帝印章的專稱，用玉刻制。漢承秦制，皇帝、諸侯王、皇太后的印章稱為璽，其餘官員的印章稱為印，或稱為章。印章的字體秦代開始用小篆，以後歷代官印都用小篆。文書蓋印是文件生效的標誌，所以一般詔令文書、奏疏和官府往來文書都蓋有文件責任者的印章。
中國現存的古代文書以清代的為最多，有上千萬件。明代的文書也有相當數量。此外，多年陸續出土的甲骨文、青銅器銘文、石刻文字以及戰國、秦、漢的竹、木簡，敦煌、吐魯番等地發現的古代文書，都是極為珍貴的文化遺產，是研究中國古代文化的第一手資料。
文書含義
一、文書的含義
文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。古往今來，人們通過書寫和製作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息，利用公佈文書對公眾發佈信息等等。可見，文書是人們用來記錄信息、交流信息和發佈信息的一種工具。文書包括私人文書和公務文書兩種。所謂私人文書，就是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的私人書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。私人文書不是本書研究的重點。那麼，什麼是公務文書呢？關於公務文書，《國家行政機關公文處理辦法》中曾下過一個定義，就是指傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發佈行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指示、部署和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。公務文書是本書研究的主要內容。
二、文書、公文、文件
在機關單位中常常出現文書、公文和文件三個概念同時使用的情況，現在，我們對三者作簡要分析。
文書，從廣義上來講，是機關、團體、企事業單位以及個人在社會活動中，為了某種需要，按照一定的體式和要求形成的書面文字材料。也就是説，一切書面文字材料，都可以稱之為文書。從這裏可以看出，文書所包括的範圍是很廣泛的。現代辦公室文書寫作大全書一詞，在《漢書·刑法志》中有“文書盈於幾閣，典者不能遍睹”的敍述。唐代元稹在《望喜驛》詩中有“滿眼文書堆案邊，眼昏偷得暫時眠”的句子。這裏的“文書”，指的就是公務文書。此外，還有用於民間的傅別、書契之類，亦稱“文書”，常有“恐口無憑，立此文書為據”的説法。故古代文書有公用和民用兩類。可見，古代文書的概念和現代的基本相近。
公文，是指公務活動中形成和使用的文書，或者説處理公務所使用的文書稱之為公文。公文一詞，出現於東漢末年和三國時期。《後漢書·劉陶傳》説：“州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。”在《三國志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。從此以後，公文就成為公務文書的統稱了。
文件，是指機關、團體、企事業單位之間，正式行使的具有統一格式和行文關係的公文。它是公文中的一部分，或者説是公文中的主要部分。“文件”一詞，出現得較晚，據查考，在清代末年才開始正式使用。當時在清代外交文書中，常常提到“交涉文件”、“往來文件”、“公佈文件”等等。到了民國時期，文件一詞使用得更廣泛，更普遍了。綜上所述，文書、公文、文件這三個詞的含義基本上是相同的。但嚴格地説，它們之間既有含義寬窄之差，也有習慣稱呼之別。三者之間的差別，不在其內涵，而在其外延。根據習慣的稱呼，它們在不同的地方，或用文書，或用公文，或用文件。我們習慣説“文書工作”而不説“公文工作”或“文件工作”，習慣説“文書處理程序”而不説是“文件處理程序”，習慣説“中央文件”而不説“中央文書”“中央公文”。習慣用語，是約定俗成的。我們在這本書中，也尊重習慣用語，在不同的地方，分別使用了“公文”“文書”“文件”三個詞。
三、公務文書的特點
（一）公文是由法定的作者製成和發佈的
公文不是誰都可以隨便寫的，它是由法定的作者製成和發佈的。所謂“法定的作者”，主要是指依法成立並能以自己的名義行使權力和擔當義務的組織。行政機關、羣眾團體、企事業單位，都是依據法律、條例、章程、決定、決議等建立和合法存在的，他們都是法定的作者。從國家機關來説，依據《憲法》第八十九條，國務院可“根據憲法和法律，第一篇應用寫作概論定行政措施，制定行政法規，發佈決定和命令”。依據《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》第三十五條，縣以上的地方各級人民政府可“規定行政措施，發佈決議和命令”。也就是説，國務院和地方各級人民政府，依照兩個法的相應條款，有權規定行政措施，發佈決議和命令。公文的作者主要指的是發文的名義。在現行公文中，有的是以機關名義發的，如國務院文件，某省人民政府文件；有的是以機關某一部門的名義發的，如中共中央辦公廳文件，某省委辦公廳文件；有的是以國家領導人或機關首長負責人的名義發的，如人大常委會委員長、部隊首長髮布的命令、嘉獎令，學校校長髮布的任免通知等等。這裏需要注意，用國家領導人或機關首長的名義發佈的，是領導人行使職權的一種表現，該領導人的職務，是經過委任或經過選舉程序後，由上級批准的。因此，他們也是法定的作者，並不是以個人的身份出現的。至於按照機關內部 的分工從事公文撰擬的人員，不能視為公文的法定作者。另外，非法定作者無權制發公文。假託名義偽造公文，要受到法律的追究和懲罰。
（二）公文窟有法定的權威和效力
公文作為機關的喉舌，可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威，可以作為工作的依據。如中共中央文件，是代表黨中央的意見的。通過中央文件制定和傳達的黨的路線、方針和政策，是各條戰線工作的依據和準繩。又如，國家行政領導機關發佈的文件，代表了人民政府的職權和意圖，具有行政領導和行政指揮的權威，它是通過一定的立法程序產生的，違反了就要受到法律制裁，這就是法定的權威性，也叫做法規的強制力。公文具有特定的效用。即它總是為了現實的特定工作或為了完成特定的現實任務而作的。這種特定效用又叫現實執行效用，簡稱現行效用或時效。可見，公文的效用具有一定的時間性，可以説沒有一份公文是永遠有效的。雖然有的公文具有歷史文獻的價值，但從總體上來説，它還是着眼於現實效用，它是在現行工作中形成，在現行工作中使用，為推動現行工作服務的。一旦某項現行工作完成了，該項工作中所形成並使用的公文材料其作用也就隨之結束，並將它們立卷歸檔。文件的現行效用，從每份文件來説，時效的長短不等，沒有統一固定的期限。有的時效長達幾十年，如法律性文件、長遠規劃等；有的時效很短，如具體事項的通知等；有的時效期限不明顯或並無確定性，如某些政策性指示、法規性文件等等。
狹義文書
不過，人們在日常工作中，在用語習慣上，説到“文書”時，是不包括私用的文字材料在內的。《辭海》上説的“各種公文的通稱”（1979年版，1533頁）即是一例，這也就是狹義的文書的概念。
《辭海》上説的“文書”是狹義的，而《現代漢語詞典》上説的（“指公文、書信、契約等”）卻基本上是廣義的，但小於“公文+私文”所涵蓋的範疇。這對一般讀者來説，只會造成思想的混亂，而無助於文秘知識的普及和這方面研究工作的深入。
文書種類
文書法律
法律文書，是國家司法機關在處理刑事、民事、經濟各類案件時，依照法律規定的程序而製作或發佈的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現國家法律精神，遵循法律規定為付諸實施某一法律行為，能引起一定法律後果而製作的文書。（《應用寫作》1985年1期）
文書商業
文書軍用
軍用文書，通常是指軍隊內部以及與軍外單位往來所使用的行文的總稱。它是指揮作戰、組織訓練、指導工作、互通情報、積累資料的重要工具。
文書公關
公關文書，凡是用於溝通、增進、改善本企業與公眾關係的文字材料。
文書公函
習近平問老校長信函為何署名林〇〇北師大答覆
初步認定公函為公函草稿，是當時的文書習慣，這種簡寫落款在擬寫學校非正式公函時非常普遍，可以説是當時的文書習慣。而且學校內部都對現任校長較瞭解，即使草稿中出現“林〇〇”、“陳〇”的簡寫，大家也知道這是誰，並不會產生混淆。侯老同時還向北青報記者展示了1957年該校給蘇聯專家的宴會請柬，其中草擬文書署名也是三個“姓氏+〇〇”，而正式印刷請柬的落款是三位校領導全名。與此同時，楊館長還向中央檔案館請求查閲該館是否保存林校長正式函文的原件，目前，中央檔案館還未對其回覆。“如果館裏還藏有我校的正式函文，查看落款是否為校長全名，一比對就可確定我們的説法了。”楊館長説。
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文書職責
《中國人民解放軍內務條令》（2010年版）對文書職責做了這樣規定：
（一）領發和登記全連的武器、彈藥、器材和軍械裝具；
（二）管理連隊集中存放的武器、彈藥、器材和軍械裝具，嚴格執行安全規定；
（三）檢查瞭解全連武器裝備的使用、保養和保管情況，並給予技術指導，發現問題及時報告；
（四）及時送修損壞的軍械和器材，按照規定回收、上交舊品（廢品）和繳獲的軍械、物資；
（五）填寫和保管全連軍人登記表、名冊和規定的報表；按時準確統計、上報連隊實力；
（六）領發、登記和保管條令、條例、文件、教材和教具、文具；
（七）在政治指導員直接領導下，負責領發、登記和管理連隊秘密裝備。
- 參考資料
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- 1. 文書 ．漢典[引用日期2020-02-09]
- 2. 習近平問老校長信函為何署名林〇〇 北師大答覆 ．騰訊新聞[引用日期2014-09-16]
