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文件管理軟件
鎖定
文件管理控制着企業組織中文件的生命週期管理――它們如何被創建、查看、發佈、和消滅，以及它們如何被除掉或保留。一個設計良好的文件管理軟件促進更加容易的查詢與共享文檔信息。它用一個邏輯的方法組織內容，並使貫穿一個企業標準化內容的創建和呈現變得容易。它促進知識的管理和信息最小化，幫助你的組織滿足自己的法律需求。它規定了一個文件生命週期的每個階段特性，從模板創建到文件處創作、查看、發佈、審核以及最後的銷燬或存檔。
- 中文名
- 文件管理軟件
- 性 質
- 一款軟件
文件管理軟件簡介
文件管理軟件應保證做到以下幾個方面：
1、保證在文件生命週期的每個階段在哪裏存貯文檔
2、保證在文件生命週期的每個階段如何控制訪問一個文檔
3、保證作為一個致力於文檔創建、查看、提交、發佈以及銷燬的小組成員如何在組織內部移動文件
4、保證對文件應用什麼策略 以使得與文件有關的動作被審核，文件被正確的保存或銷燬，以及企業中重要的內容被保護
5、保證在生命週期中當從一個階段到另一個階段轉變時文件如何被轉換
6、保證作為公司報告文件被如何對待，哪個必須被保持以符合法律需求和公司指導方針
文件管理軟件功能
① 集中存儲，統一的文檔共享
② 權限管理，可針對用户、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用户的管理、瀏覽、閲讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閲等操作
③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件內容，快速從資料中精準查找所需文件
④ 文檔審計，描述了文檔生命週期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有文件的操作情況。
⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。
⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用户可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。
⑧ 規則應用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。
⑨ 存儲加密，文件採用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
⑩ 數據備份，支持數據庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用户可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。
⑪ 文檔借閲，借出過程中可控制用户訪問權限。被借閲用户會收到系統發送的即時消息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
⑫ 審批流程，可自定義審批流程，實現流程固化，解決企業內部流程審批混亂的問題。
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況
隨着信息化進程，文件管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文件管理的過程中，經常會碰到以下的問題：
① 文件存儲，文檔存儲分散，管理困難；
② 查找緩慢，效率低下；
③ 文件版本管理混亂；
④ 文件安全缺乏保障；
⑤ 文檔的命名和存儲無法規範化；
⑥ 文件無法有效協作共享；
⑦ 知識管理舉步維艱等。
所以文件管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
文件管理軟件文檔系統分類
為了解決企業管理難題，市場上出現了很多文檔管理軟件品牌。從功能角度大致可以分為：
1、項目文檔管理軟件
2、文檔管理軟件
3、紙質文檔管理軟件
4、圖文檔管理軟件
5、ISO文控管理軟件
等等。
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