文件管理程序

3.1 總經理負責批准發佈質量環境管理手冊和質量環境程序文件。

3.2 管理者代表負責審核質量環境管理手冊及質量環境程序文件。

3.3 行政專員負責編制公司管理制度；體系維護專員負責組織編制質量環境管理手冊、程序文件，編制《受控文件清單》，並及時更新，負責各類體系文件的歸口複製、發放、回收、銷燬和歸檔管理。

3.4 品管部負責組織編制工藝、技術文件和各類作業指導書，並經管理者代表審核。

3.5 各部門負責控制本部門適用的有關文件，同時報體系維護專員備案。

3.6各部門負責人負責屬本部門適用文件的簽收和貫徹實施，編制本部門適用的《受控文件清單》。

4．程序

4.1文件分類

4.1.1質量環境管理手冊；

4.1.2質量環境程序文件；

4.1.3作業指導書；

4.1.4 技術文件：QC工程圖、化驗標準、工藝標準；

4.1.5 管理制度、管理職責；

4.1.6記錄表式及外來文件或資料（如國家或地方法律、法規和其它要求等）

4.1.7 外來文件包括適用的產品標準、法律法規等文件。

4.2 文件的編制與批准

文件應按其使用範圍和性質，由其相應的管理者審批後生效。審批人應就文件的充分性和適宜性進行評價，如文件的功能、便於使用、所需資源、方針和目標、與管理知識相關的當前和未來的要求、文件體系的水平縱向對比、公司與顧客、供方和它相關方的接口等等。必要時，可採用會籤或會議方式予以溝通，確保文件的使用者都能理解和得到相應的文件。

4.2.1文件審批和發佈權限(一覽表)

4.2.2其它需以公司名義發佈的文件的審批權限由體系維護專員確定。各部門自行發佈的非質量/環境體系有關文件由各部門領導審批，但應報行政專員備案。

4.3 文件編號按 《文件編號規定》的有關規定執行。

4.4 文件的發放和領用

4.4.1 文件發放前，由分發部門視發放對象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件應加蓋紅色“受控”印章，並註明分發序號後發放。文件領用人應在《文件發放/回收登記表》上簽收。

4.4.2各部門應宣傳貫徹或傳閲受控文件的內容，及時使有關人員瞭解文件內容。

4.4.3文件因破損嚴重影響使用時，使用者應向發放部門辦理更換手續，交出破損文件，換髮新的文件。

4.4.4 受控文件不得隨意自行復印。文件因丟失或其它原因（如提供給顧客、供應商、認證、諮詢機構）而需申請領用時，由申請人填寫發放記錄，發放部門核准後發放；提供給

顧客等相關方的文件，不加蓋“受控”印章，不做更改（換）控制，但必須做好發放記錄。

4.4.5 受控文件的使用人因工作崗位變動時，其使用文件按如下方式管理：

（a）在本公司調動到性質相同的崗位，保留原使用文件；

（b） 調出本公司或調到與原崗位無關的崗位時，原使用文件由發放部門收回或作出相應的調整。

4.5文件的使用

4.5.1 所有場所使用的有關文件應是現行有效的版本。

4.5.2 所有文件使用人應經常查閲《受控文件清單》和本部門適用的《受控文件清單》，瞭解文件的現行修訂狀態。

4.6文件的更改

文件更改時，由更改申請者填寫《文件更改/廢止申請單》，按原審批程序批准後進行更改，並將更改後的正稿及相應的文件交至發放部門，由發放部門按原發放單位進行發放，同時收回相應的作廢文件並在《文件發放/回收登記表》上作相應的記錄。

4.7 文件的管理

4.7.1 本公司的文件以書面形式為準。

4.7.2 任何人不得在受控文件上亂塗亂畫亂改，不準私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。

4.7.3當組織機構、職責和權限調整，文件控制部門應組織對文件適宜性的評審，確定是否修訂，修訂文件應重新履行審批。

4.7.4與質量/環境體系相關的文件都必須分類存放在乾燥、安全的地方。

4.7.5各部門文件由本部門負責人保管，體系維護專員每季對各部門文件保管情況進行檢查。

4.7.6 對受控文件，各部門負責人應及時填寫本部門的適用《受控文件清單》，並及時按需更新。

4.7.7 體系維護專員彙總填寫《受控文件清單》，並及時按需更新。

4.8 文件的作廢與銷燬

4.8.1所有失效或作廢文件由原擬製部門通知發放部門，發放部門文件管理員按原發放清單逐一收回並記錄於《文件發放/回收登記表》。

4.8.2 作廢文件的原稿上加蓋“作廢”印章，保存於發放部門，不作銷燬,其餘副本作廢文件，由發放部門填寫《文件更改/廢止申請單》，經由原文件批准部門批准後，作統一銷燬處理。

4.8.3作業現場不準保留“作廢”文件。其餘留用的作廢文件，經文件管理部門負責人批准後，由文件管理人員加蓋“作廢”印章後方可保存參考。

4.9 外來文件的管理

4.9.1 收到外來文件的部門,需識別其適用性,並控制分發,以確保其有效性。

4.9.2 體系維護專員負責收集質量/環境適用法律、法規與其它要求的最新版本,統一編號,加蓋“外來文件”印章,分發到相關部門使用,並把舊標準收回。

4.9.3各部門要把與質量/環境體系有關的外來文件填入本部門適用的《受控文件清單》裏。

4.10 文件歸檔

需要歸檔的文件，由檔案室按《記錄管理程序》有關要求，進行分類、編目、歸檔。

4.11作為原始記錄的文件應執行《記錄管理程序》。

5． 相關文件

5.1 《記錄管理程序》

5.2 《文件編號規定》

6．記錄

6.1 《受控文件清單》

6.2 《文件發放/回收登記表》

6.3 《文件更改/廢止申請單》

7．章印

7.1 受控文件章

7.2非受控文件章

7.3外來文件章

7.4作廢文件章

7.5存檔文件章