政府採購檔案管理

(一)政府採購檔案管理原則 ^[1] 

1．全面性。收集檔案要具有完整性，政府採購由於與部門預算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會計憑證的內涵，使發票原始憑證項下的會計信息清楚和明瞭，解決了發票與實際品目不符的問題。應按照歸檔內容要求負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項目檔案的標識清晰有效。儘量避免殘缺不全、支離破碎的檔案，削弱檔案應有的資料功能。

2．客觀性。檔案必須真實客觀地反映政府採購全過程，關鍵內容不得塗改、調換、遺失、殘破，需要特別強調的是現場記錄的真實性，記錄人必須掌握當事人的原話精神，若當事人拒絕現場簽字認可，要取得旁證者的證明。

3．保密性。採購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結束的採購數據與評審意見，更加需要嚴格保密，非開標人員不得接觸採購資料；公開中標結果期間所有資料一律不得外借，待公示結束以後再轉給專職檔案管理人員。

(二)明確管理內容與職責與分工

1．採購項目檔案內容要明確，項目負責人應根據實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效，包括項目資料是否有遺漏和相互矛盾；採購操作中形成的文件和材料是否齊全；必須是原始件的是否以複印件替代；文件資料中的簽名、印鑑是否齊全；例如評標記錄相關人員是否簽字，工作人員記錄填寫內容是否合理全面、符合法定要求，是否缺少相關資料等。其他不符合項目檔案完整性、真實性的情況是否存在，如發現項目資料不符合要求的，項目負責人應儘快補齊相應材料。

2．財務、採購、檔案分工要明確。檔案收集並非專職檔案員個人能解決的事，必須是採購代理機構多數成員共同努力的結果。由於崗位分設，一個採購項目涉及的資料會分佈在各個工作人員手中，各項採購任務結束後，收集的一整套政府採購文件，必須及時移交給檔案管理部門統一立卷、歸檔、造冊，並要與其他日常公務檔案分開歸檔管理。檔案員還要鑑別審查資料的完備性。

編制政府採購預算、報批政府採購計劃、辦理政府採購資金繳撥手續等都是財務部門的工作內容。財務部門主要負責編制政府採購預算、報批政府採購計劃審批表、辦理政府採購資金繳撥等工作。採購部門主要根據採購計劃參與採購代理機構活動或直接實施本單位的分散採購活動，採購活動結束後，應將採購合同、中標通知書、供貨原始發票、採購驗收單等提交給財務部門辦理政府採購資金支付手續。財務部門除必須裝訂在會計憑證中的一些政府採購原始憑證外，應將其原件的複印件載明憑證、會計檔案名稱、編號等返還採購部門，由採購部門將有關採購文件和資料一併送政府採購檔案管理部門進行管理和保存。檔案管理專職部門根據財務部門記錄在案的政府採購原始憑證複印件和採購部門採購等相關文件資料，統一立卷、歸檔、造冊。其中：對同一採購單編號的有多個合同或多個支付申請的採購檔案應當存放在一起，對同一支付申請而有多個採購任務單或多個合同的採購檔案，要以支付申請中排在第一的採購任務單編號存檔。

(三)建立政府採購檔案管理制度

1．嚴格規範政府採購檔案收集工作管理制度。檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時、全面、方便的特點，為政府採購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府採購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。檔案裝訂要符合通用裝訂要求，目錄編寫清晰，檔案頁碼有序，同類招標方式要合併歸類，要撰寫檔案總目錄，便於查閲。要建立歸檔、保存和銷燬的規範程序等。

2．做好政府採購項目檔案的保管工作。一是要嚴格執行檢查、保管制度。保管工作特別要講究安全性和保密性，未收集完備未歸檔成冊的檔案不得外借，確實由於工作需要時，可以由檔案員代為查閲。二是保管期限一般分為永久和定期兩種。對工作總結、查考研究具有長遠利用價值的檔案應永久性保存，要注意保證貯存場所的清潔衞生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作。

3．依法做好檔案的銷燬工作。對於保管期滿的政府採購項目檔案，應按規定程序銷燬：一是政府採購檔案部門提出檔案銷燬清單及銷燬意見並登記造冊。二是銷燬意見報單位領導同意後，報經同級政府採購管理機構批准。三是銷燬政府採購項目檔案時應由政府採購檔案部門、採購部門、同級政府採購管理機構共同派員監銷。四是監銷人在銷燬政府採購項目檔案前，應認真核對清點銷燬的項目檔案；銷燬後應當在銷燬清冊上簽名。銷燬的副本必須編號登記，由經辦人及監督人員書面簽字認可。

對政府採購會計檔案可以比照《會計檔案管理辦法》第10條情形送到保密紙回收點實施銷燬。一是本單位檔案部門會同會計部門提出銷燬意見，編制政府採購會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起至年度和檔案編號、應保存期限、已保存期限、銷燬地點和時間等內容。二是單位負責人分別在政府採購會計檔案和會計檔案銷燬清冊上籤署意見。三是本單位在銷燬政府採購會計檔案和會計檔案時，必須由政府採購主管部門、採購檔案部門、財務部門、採購部門共同派員現場監銷。四是監銷人員在銷燬政府採購會計檔案和會計檔案時前必須對銷燬清冊逐一核對，銷燬後，應當在銷燬清冊上簽名，並將監銷情況報告本單位負責人。對於保管期滿但未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨立卷，保管到未了事項完結為止。

4．建立借閲制度。規定借閲範圍、時間、次數，嚴格登記，歸還時要逐頁檢查。對內部借閲登記也不能鬆懈管理，採購檔案不得隨意借出。如有特殊需要，必須辦理查閲登記手續，在登記簿上註明查閲人姓名、單位、查閲時間、內容，防止塗畫、拆封、調換、遺失、損壞等情況的發生。借閲應規定一定的時限，借閲期間，借閲人對所借檔案的真實性、完整性負責。查閲人如需要複印檔案，必須報領導批准同意後，由檔案管理人員複製，並在登記簿上註明複印內容及檔案的具體卷號、頁數。

(四)提高檔案管理人員素質

檔案管理者必須具備愛崗敬業、克己奉公、腳踏實地、認真負責、正直無私的道德素養和基本業務素質。各採購人和代理採購機構要創造學習條件，組織檔案管理人員學習《會計法》、《政府採購法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》和對商業秘密的保護等方面的法律、法規不斷提高檔案管理人員政治素質和業務技能。

(五)推行政府採購檔案電子信息化管理

1．統一規範歸檔資料的內容和格式，實施以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案存檔方式。

2．建立政府採購檔案管理系統。該管理系統應能做到以下幾點：確認並記錄所有真實的採購交易活動；及時且充分詳細地描

述交易；準確計量交易的價值；確定交易發生的期間，並記錄在適當的會計期間；在報表中適當表達交易相關事項。以反映政府採購會計制度要全面反映政府採購的價值運動和實物運動，從而完整、準確、高效地進行對政府採購檔案進行信息化管理。

(六)加強硬件設施建設

必須設立專門的檔案室，符合安全等級要求，配備檔案密碼架，室內應有良好的通風系統。

政府採購檔案管理具有多種功能。 ^[2] 

一是實錄功能，採購檔案具有記錄採購數據與過程的真實情形的作用。

二是實證功能，目前人們對政府採購中某些現象的置疑與投訴不斷，而採購檔案能夠證明採購過程與本身的合規性與否。

三是使用功能。比如驗收報告可用於證明物品的質量，會計憑證可以證明貨款的支付等。

四是倡廉功能，完整的政府採購檔案，可以保全採購行為的原貌，這對於防腐倡廉具有積極的作用。

一是政府採購檔案管理可以幫助記錄政府採購活動的真實過程。政府採購部門要按照公開、公平、公正的“三公”原則進行招標投標活動，既要體現採購活動的合法與合規的陽光操作，更要提高政府採購資金的使用效益，切實維護採購當事人的合法權益，促進廉政建設； ^[2] 

二是政府採購檔案管理可以成為防範政府採購風險的有效手段。完善的政府採購檔案管理，有利於促進政府採購工作的規範性，並將保證政府採購工作沿着正確的方向運行；

三是政府採購檔案管理可以確保政府採購工作的質量。規範政府採購行為，提高政府採購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府採購當事人的合法權益，促進廉政建設，是政府採購的目的，“公開、公平、公正、誠實信用” 是政府採購的原則。

(一)建立健全政府採購檔案管理法規迫在眉睫 ^[2] 

政府採購是一項新興的事業，其人員基本上都是原財政部門的工作人員，各地的工作重點也都放在了採購業務上，對政府採購檔案的管理意識十分談薄。因此，要搞好政府採購檔案工作，可從以下三個方面着手：首先，要加強對《檔案法》及有關規定的宣傳，提高政府採購部門的檔案意識和法制觀念，創造一個良好的政府採購檔案工作的外部環境，形成自覺依法加強檔案管理，主動為社會經濟服務的工作秩序；其次，要儘快出台《政府採購檔案管理條例》等全國性法規，統一全國政府採購檔案管理工作，可以在綜合現行各地政府採購檔案管理辦法的基礎上，取其精華，同時大膽借鑑國外先進做法而立法；再次，建立必要的政府採購檔案管理法規的運行與監督機制，對貫徹政府法規不力或者不執行者給予必要的政紀、法紀處分。

(二)制定完善的政府採購檔案管理制度十分必要

檔案管理制度是檔案管理的準則，是關於檔案收集、裝訂、借閲、保密、使用、數據分析等方面的總體概括。一是收集檔案要具有完整性，檔案裝訂要符合通用裝訂要求，目錄編寫清晰，檔案頁碼有序，同類招標方式要合併歸類，要撰寫檔案總目錄，便於查閲；二是保管工作特別要講究安全性和保密性，未收集全尚未歸檔成冊的檔案不得外借，確實由於工作需要時，可以由檔案員代為查閲；三是借閲制度要十分完備，規定借閲範圍、借閲時間、次數，嚴格登記管理，歸還時檔案員要逐頁檢查，防止出現塗畫、殘損現象；四是對內部借閲登記裏也不能有絲毫的管理鬆懈，因為有些泄密事情往往是從內部引發的，不要怕面子上過不去，要勇於堅持原則，鐵面無私；五是採購中心內部也要加強檔案管理的內部工作，自覺執行各項管理制度，互信互諒，團結協作；六是建立政府採購供應商誠信檔案制度，完善檔案管理內容，比如荊門市出台《政府採購供應商誠信檔案管理辦法》。

(三)建立健全政府採購檔案管理人員任職體系

一是要明確政府採購檔案管理人員的工作職責。根據實際與可能，政府採購檔案管理人員的工作職責大致包括以下幾個方面：採購檔案日常管理工作；確保採購檔案的完整、安全；年度的採購檔案歸檔、整理、立卷和裝訂工作；編制採購檔案目錄、科學分類、查閲方便；過期檔案的銷燬工作；執行檔案查閲制度，填寫使用記錄；執行檔案保密制度，嚴防檔案毀損、丟失和泄密；採購檔案日常管理工作；確保採購檔案的完整、安全；年度的採購檔案歸檔、整理、立卷和裝訂工作；編制採購檔案目錄、科學分類、查閲方便；過期檔案的銷燬工作；執行檔案查閲制度，填寫使用記錄；執行檔案保密制度，嚴防檔案毀損、丟失和泄密。

二是任職條件。大專以上學歷，檔案管理類專業或者文秘專業，或者經過專業知識培訓、經考核合格的人員，年齡在40歲以下身體健康；具有三年以上檔案管理工作實際經驗；具備良好英語讀寫能力；能熟練運用電腦。

三是在職的崗位培訓。有必要每年對政府採購人員的業務技能與新知識進行輪訓，內容包括有關政府採購方面的法律法規、政府採購檔案管理的制度、政府採購檔案管理的工作實務、政府採購檔案管理的經驗交流。通過紮實有效的崗位培訓，在較短期限內提高檔案人員的政治理論水平與業務技能。在條件成熟的時候，儘早開設國家統一的政府採購檔案管理職業資格考試。