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彈性工作制

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彈性工作制是指在完成規定的工作任務或固定的工作時間長度的前提下,員工可以靈活地、自主地選擇工作的具體時間安排,以代替統一、固定的上下班時間的制度。在歐美,超過40%的大公司採用了“彈性工作制”,其中包括施樂公司、惠普公司等著名的大公司;在日本,日立製造所、富士重工業、三菱電機等大型企業也都不同程度地進行了類似的改革。在中國,也湧現出越來越多試行該種制度的工廠和企業。2014年起,韓中央政府和地方政府將實施“5小時彈性工作制”,讓員工靈活安排工作時間
中文名
彈性工作制
類    別
工作制度
主要形式
建立自主型組織結構
優    點
減少缺勤率、遲到率和員工的流失
缺    點
管理人員的計劃和控制較為麻煩
國    家
中國

彈性工作制產生背景

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隨着信息技術的高速發展,現代社會工作方式的快速變化和生活節奏的加快提速,傳統朝九晚五的工作方式受到越來越嚴峻的考驗。據一項市場調查顯示,國內有過半數以上的白領工作者更鐘情於不拘泥於傳統的“彈性工作制”的工作方式,他們認為,現代工作、生活節奏過於緊湊,必須有更靈活的工作方式來激起他們的工作熱情,幫助他們調整最適合自己作息習慣的生物鐘,以保證有充足的休息時間來 “降壓”、“解壓”,讓他們的頭腦時刻保持高度的清醒。而在人力資源管理研究領域,激勵理論在實踐中的應用也使這一新興的、更適合時代發展的工作方式 “彈性工作制”應運而生。

彈性工作制主要形式

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1.建立自主型組織結構。在這種組織結構中,為改善工作組織,組織建立彈性作制,讓員工可以自主地決定工作時間,決定生產線的速度。如瑞典的VOLVO公司為發揮團隊合作的效率優勢,從1988年開始,將裝配線改為裝配島,員工從重複枯燥的流水線上解脱出來,8-10人一組,靈活合作,可以自己決定自己的一切(包括生產時間、休息時間等)。有資料介紹,德國有25%、瑞典有20%、美國有15%的工作場所實行這種彈性工作制。
2.工作分擔方案。該計劃允許由兩個或更多的人來分擔一個完整的全日制工作。比如,企業可以決定一週有40小時的工作,由兩個人來分擔。其中一個人上午工作,另一個人則可以在下午工作。
3.臨時性工作分擔方案。主要在企業困難時期採用,企業用臨時削減員工工作時間的方法來對付臨時解僱員工的現象出現。比如,為了防止不得不解僱30名員工,企業的400名員工願意每人每天只工作7小時,每週拿35小時的工資。
4.彈性工作地點方案。只要員工能夠完成單位指定的工作任務,以電子通訊為手段與單位溝通,單位允許員工在家裏或在離家很近的其他辦公室中完成自己的工作。
5.選擇彈性工作時間。歐洲一些企業規定,員工可以在第一年過完6個月後,選擇自己在下一年每個月願意工作的時間,使員工有更靈活、更自由的時間去處理個人事務或進修學習。比如説,一個全日制工作者可以選擇下一年每個月工作173個小時。再比如,一個希望平均每個月工作110小時的員工,可以在一月份工作150小時,而在二月份只工作70小時,剩下的時間可以去滑冰等。
6.核心時間與彈性時間結合。企業可以決定,一個工作日的工作時間由核心工作時間(通常為5個小時)和前後兩頭的彈性工作時間組成。核心工作時間是每天某幾個小時所有員工必須上班的時間,彈性時間是員工可以自由選定上下班的時間。例如某個公司規定每天工作時間為8小時,核心工作時間可以由上午9 點到下午3點(午餐1小時除外),而辦公室的實際開放時間為上午6點到下午6點。在核心工作時間內,所有員工都要來到工作崗位,但在核心區段前後的彈性時間內,員工可以任選其中的3小時工作。
7.工作任務中心制。公司對員工的勞動只考核其是否完成了工作任務,不規定具體時間,只要在所要求的期限內按質量完成任務就照付薪酬
8.緊縮工作時間制。員工可以將1個星期內的工作緊縮在2-3天內完成,剩餘時間自己安排“充電”。

彈性工作制制度特點

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彈性工作制優點

彈性工作制比起傳統的固定工作時間制度,有着很顯著的優點。彈性工作制對企業或組織的優點主要體現在:
1、彈性工作制可以減少缺勤率、遲到率和員工的流失。
2、彈性工作制可以增進員工的生產率。有一項研究發現,在所調查的公司中,彈性工作制使拖拉現象減少了42%,生產率增加了33%。對這種結果的解釋是,彈性工作制可以使員工更好地根據個人的需要安排他們的工作時間,並使員工在工作安排上能行使一定的自主權。其結果是,員工更可能將他們的工作活動調整到最具生產率的時間內進行,同時更好地將工作時間同他們工作以外的活動安排協調起來。
3、彈性工作制增加了工作營業時限,減少了加班費的支出(例如,德國某公司採取該制度後,加班費減少了50%)。
彈性工作制對員工個人的優點有:
(1)員工在工作時間有了一定的自由選擇,他們可以自由按照自己的需要作息,上下班可以避免交通擁擠,免除了擔心遲到或缺勤所造成的緊張感,並能安排時間參與私人的重要社交活動,便於安排家庭生活和業餘愛好。
(2)由於員工感到個人的權益得到了尊重,滿足了社交和尊重等高層次的需要因而產生責任感,提高了工作滿意度和士氣。

彈性工作制缺陷

但是,彈性工作制也具有一定的缺陷。
首先,它會給管理者對核心的共同工作時間以外的下屬人員工作進行指導造成困難,並導致工作輪班發生混亂。其次,當某些具有特殊技能或知識的人不在現場時,它還可能造成問題更難以解決,同時使管理人員的計劃和控制工作更為麻煩,花費也更大。
另外,許多工作並不宜轉為彈性工作制,例如,百貨商店的營業員、辦公室接待員、裝配線上的操作工,這些人的工作都與組織內外的其它人有關聯,只要這種相互依賴的關係存在,彈性工作制通常就不是一可行的方案。

彈性工作制實現因素

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彈性工作制推行條件

推行彈性工作制也需要一定的條件。
首先,該項工作能進行精確的個體工作績效(質量、數量)的考核;
其次,企業的生產工藝流程和技術規範應能允許該工作實行彈性工作制;
第三,企業具有較嚴密的管理規章制度進行保證;
第四,各級企業管理人員,包括基層管理人員具有較高的管理水平,而且支持這一變革措施;
最後,職工對這一制度有足夠的認識和理解。

彈性工作制成功要素

如果組織的運作方式更傳統,你會考慮下面兩個問題:彈性工作制能否起到作用?實施和管理這些事務會帶來什麼困難?有九大要素決定了彈性工作制的成功執行。
1、找到最適合你的方案。任何一個彈性的工作安排(以及任何一個人才管理戰略)都必須為組織及組織的客户服務。安排合適與否是必須考慮的問題。
不是每個職位都適合彈性工作制。有些人的性格也註定他們無法處理好彈性工作制。建立起理性的判斷標準對於組織辨別出勝任的人選大有幫助。
2、以留住員工為中心。提倡彈性工作制的企業必須把注意力集中在留住員工這個“大局”上,即照顧到員工的個人滿足感。如果有一名高潛能的員工要求彈性工作制或要求減少工作時間,那麼就應該為他的這種訴求尋找一個解決方法,而不是嚴格堅持現有的規章制度,要提高員工滿意度,組織就必須承認員工生活與工作之間的重疊。過去,只要發起公關活動,告訴員工公司是多麼好就夠了。而現 在,你必須傾聽員工在説什麼,瞭解他們的需求是什麼。
3、澄清責任。有時候,人力資源主管會在經理決定員工是否適合彈性工作制的時候提出指導和建議,並監控他們。有時候,則由人力資源部設定指導原則,部門經理負責實施。
不論命令鏈是怎樣的,部門經理和人力資源主管都應在計劃的研究和實施中攜手合作。讓人力資源部參與進來,能幫助經理從如何讓組織受益的角度來考量彈性工作計劃。
4、在溝通上下工夫。彈性工作制的成功執行離不開溝通。員工和經理必須對新角色有清晰的認識,這一點很重要。經理必須傾聽員工對彈性工作計劃的終極期望:想提高工作效率?想擁有更多的時間與家人在一起?想找時間追尋工作之外的興趣?還是想減少上下班路上的時間以減少壓力?
為了與員工保持聯繫,許多組織定期進行員工滿意度調查。有些組織與員工進行一對一的面談。在這些面談中,經理和員工一起回顧彈性工作計劃的優缺點,提煉出工作目標,以確保計劃能持續讓員工和僱主受益。
5、獲得最高管理層的支持。沒有任何一個大項目能在沒有CEO和高管團隊的支持下得以持續。高管的支持向員工傳遞出一個信號,即公司願意做任何事情來確保員工對工作的滿意,在工作中取得成功。如果得到高管團隊的授權,經理們將更願意採納和實施彈性工作計劃。
無論什麼樣的彈性工作計劃,廣泛的組織支持有賴於公司高管們在其中看到的價值。
6、給員工配置好設備。選擇彈性工作制的員工需要相應的技術工具(如筆記本電腦和手機)來有效地工作,保持與團隊的聯繫,並被經理監控。
彈性制度會帶來一個好處,即員工可以不按照固定的時間工作。但是,僱主必須確保員工在一般工作時間內能被找到。一些員工不知道何時關閉通訊工具,結果一週七天,每天24小時都被打擾而不勝其煩。經理應清楚設定出他期望員工什麼時候能被找到。經理還必須尊重員工,而不能因為他們是在彈性工作就把無理的要求強加給他們。
7、員工的自我管理。彈性工作制可能需要不少時間才能適應。“執行彈性工作制的人往往是‘他’自己最大的敵人。適應彈性工作制大約需要三年的時間。你要在這個過程中學會哪些應該做,哪些不應該做。這個過程是很艱難的,你總是不斷要做決定”。
選擇彈性工作制的員工必須為自己的工作負責,並定期向經理述職。組織也可以考慮讓希望採用彈性工作制的員工在研究公司公佈的基本原則之後,自己提交一份工作計劃方案。
8、不要進行價值判斷。選擇彈性工作制不是壞事,也不是一個人的能力或獻身精神的反映。組織必須有這樣的認識。但是,仍有一些公司的文化對不在傳統時間工作的員工不以為然,認為他們“懶惰”、“不負責任”、“缺乏方向”或“本末倒置”。
公司應嚴格避免對選擇彈性工作制的員工做價值判斷。如果出於某些原因,彈性工作制未能產生預期效果,也不應對員工產生任何不好的想法。選擇彈性工作的員工可能發現這種工作方式很難管理。許多員工最後甚至選擇了迴歸傳統工作制。經理要做的是幫助這種角色轉換實現平穩過渡。
9、全面接受員工。許多組織正意識到,他們的成功依賴於員工的滿意度。武田製藥的公司文化承認,“公司要成功,首先需要員工取得成功—不僅在工作上,而且在生活的各個領域取得成功。”為此,組織採用了各種彈性工作方案,如工作分擔方案。
一名員工在成為母親之後,希望減少工作時間。她提議由她和另一名兼職員工共同分擔一項工作,平均分配其中的任務。他們都按照一個設定的兼職時間表工作,其中有一天是兩個人都上班,用來參加員工會議或進行面對面的交流。
與其他新的人力資源項目一樣,彈性工作制的成功需要時間和反覆試驗。傾聽員工,做出迴應,不斷調整和適應,直到成功。在打造了一個成功的項目之後,要繼續完善,使之能同時滿足企業和員工的需求。

彈性工作制推行意義

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由於每個人的生活需要風格、習慣不相同,傳統的固定工作時間,又制強了每個人按照同樣的時間工作,是一種比較僵化的方式,不能適應人的需要,因此無法發揮出人的最大效率。從這種意義上講,彈性工作制看到了工作中人的位置,注重了人的需要,因此它的實施產生了較好的效果。由於彈性工作制的推廣應用及其激勵的後果,它已成為研究組織發展和變革的重要內容之一。

彈性工作制實行國家

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在歐美,超過40%的大公司採用了“彈性工作制”,其中包括施樂公司、惠普公司等著名的大公司;在日本,日立製造所、富士重工業、三菱電機等大型企業也都不同程度地進行了類似的改革。而在我國,也湧現出越來越多試行該種制度的工廠和企業。
2013年9月8日,韓國僱傭勞動部發布的“為實現就業率70%目標的核心課題及具體規劃”,韓中央政府和地方政府將從2014年起實施“5小時彈性工作制”,讓員工靈活安排工作時間。
按照該規劃,政府將聽取輿論意見後,從2014年起全面實施“2人5小時彈性工作制”,而韓國大多數工作單位僅實施“1人8小時全日工作制”。規劃規定,即使員工選擇“5小時彈性工作制”,也在工資、晉升等方面與選擇“全日工作制”的員工享有同等待遇。
為了普及彈性工作制度,政府將與三星、浦項制鐵等30大企業進行合作,積極引導民間企業參與,還將向實施彈性工作制的企業提供減免税金等各種優惠。政府還將制定“彈性工作制員工的保護及就業促進法”,並建立支援中心,以保護選擇彈性工作制的員工。 [1] 

彈性工作制注意要點

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暢通高效的溝通
不管採取何種方式,“溝通”無疑是實施彈性工作制最重要的一環。尤其每個人工作不在同一時間,對於所謂“責任”的定義就必須更清楚。
雖然電子、網絡雖然很發達,但是你卻看不到人與人面對面溝通時,可能反映出的態度和表情,這些隱藏性因素對於主管的決策往往也很重要。
雖然通過E-mail的文字溝通,有時候可以抵減一些人際溝通時可能會產生的負面情緒,但真正重要的不是溝通工具的便利性,而是每個人在彈性的工作環境裏,對於工作規劃的前提與目標是否都清楚地接收到。
因此除了善用便利的電子郵件外,部門內也一定要有彼此分享的共同時間。尤其對主管來説,一定要在共同時間內,對所有成員狀況都有很好的掌握與分享,這樣員工之間才不會有認知上的落差。
自律務實的企業文化
在彈性工作制度下,如果要兼顧紀律與效率,最好的方式有時未必是另訂一套嚴格的規範,而是在公司內部形成一種“自律”文化,透過文化去影響、約束員工的行為最有效。通常越是在人才競爭激烈的環境裏,“自律行為”就越比設計任何防範制度有效。
雖然彈性工作制是基於人性化的考量,容許員工的工作模式有差異,但是公司運作畢竟還是要有紀律維持,如若規範不清楚,就容易形成部門之間產生過大的管理差異。此時,身為主管,最好也要有一套標準,尤其是人事主管,更要去清楚定義彈性工作的範圍,並提醒主管,不要讓公司部門內有太大的差異。
保持制度實施的一致性
對主管來説,在管理上要切忌“時緊時鬆”的態度,因為自由的彈性往往會“一放難收”如果真的碰到非要採取緊縮的管理政策時,主管一定要在溝通上有所準備,尤其在主觀的想要“導正”員工行為前,這個過程非常重要。千萬不要光有想法或聽到別人給的意見,就武斷地公佈新規定。多與員工溝通新的想法,聽聽他們的意見,才能讓新政策落實的機會增加。其實年輕的員工,只要你把新制度後面的道理解釋清楚了,對於新的管理想法,接受度通常不會太低。
此外,主管也會碰到“越有能力的人意見越多”的管理難題,有時決策意見很難不受影響,因此也難免要用特殊的方式來解決,但更重要的是,公司的制度畢竟還是主體,千萬不要讓個人問題形成管理上的挑戰。如果平日橫向與直向的溝通都暢通無阻,員工反彈的聲音自然會減少。

彈性工作制案例分析

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“彈性工作”應不應該付薪
張某原是寧波市某企業的門衞,2008年勞動合同到期後,雙方後續簽了一份勞動合同,合同期限為2008年4月1日至2011年3月31日,工作崗位為清潔衞生,月工資850元,包括午餐補貼、通訊費、獎金、加班工資等。張某離職前十二個月平均工資為988元,各月份扣除加班工資後的實發工資數額未低於寧波市最低工資標準。企業原為張某在門衞處提供住宿,後張某在外租房居住,但仍隔天晚上睡在門衞處並從事簡單的開、關大門及查看警報器工作。2009年3月2日,企業以張某工作不稱職為由解除了與張某的勞動關係,並支付張某經濟補償金2523元和額外支付4月份工資960元。張某認為在該企業工作期間,企業白天安排自己從事清潔工作,晚上隔天安排做門衞工作12小時,但企業只支付清潔工作的工資。張某要求企業支付夜間做門衞的工資共計23400元及25%的經濟補償金3900元。張某的請求被勞動仲裁委員會駁回後,張某又向法院提起了民事訴訟。
對於張某的訴訟請求,被告認為當時張某因無處居住,被告才安排其睡在門衞室,張某隻是在夜間偶爾開關大門查看報警器等,並沒有安全保衞工作職責。2008年11月份企業被盜損失7000元,張某當時沒有任何察覺,被告也並沒有因此而追究張某的責任,就是因為張某沒有門衞職責。因此,張某要求支付門衞工資沒有事實依據。
法院經審理認為,原告、被告就原告的工作崗位和工資報酬已在勞動合同中予以明確約定,該合同對雙方均具有約束力。原告在被告單位主要從事衞生打掃工作,晚上在門衞室睡覺值班只是簡單的附屬性工作。原告未提供證據證實雙方曾約定該附屬性工作需另行支付工資報酬,且原告在職期間也未就該工作內容另行主張過工資報酬,應視為原告對工資報酬及工作內容的認可,故對原告的訴請不予支持。據此,法院駁回了原告的訴訟請求。
解析:勞動者根據勞動合同的約定提供勞動,用人單位則根據勞動合同的約定支付勞動報酬。但實踐中用人單位往往會因為公司生產經營的需要,調整勞動者的具體工作內容,比如臨時指派勞動者幹一些“分外”的事兒,俗稱“彈性工作”。“彈性工作”該不該另行付薪,成了勞動者與用人單位經常爭執的焦點。
在雙方就工資報酬發生糾紛時,必須探究雙方對於提供勞動和獲取工資報酬的真實意願以確定工資支付的合理性。本案中,法院認為原告的主要工作是從事衞生打掃,被告只是基於原告無處居住而讓其睡在門衞處,原告晚上在門衞處僅提供譬如開、關門的簡單工作,公司財物失竊被告也並未追究原告的過失責任,且原告在職期間也從未就該工作內容另行主張過工資報酬,因此法院認為原告所從事的“彈性工作”只是附屬性工作,企業不應另行支付報酬。
“串崗”受傷是否構成工傷
劉某是寧波某紡織有限公司梳棉車間的推卷工,他所工作的梳棉車間與清花車間相鄰。2013年3月份的一天,劉某在上中班期間未受他人指派離開自己工作的梳棉車間,來到清花車間。他發現清花車間的抓棉機堵塞,於是便用手清理清花池內抓棉機,堵塞的機器被清通後突然運行,導致劉某的右臂被打斷,後因傷勢嚴重劉某右上肢被截肢。
事故發生後,劉某向勞動和社會保障部門提出工傷申請,勞動和社會保障部門在調查後認定劉某所受的傷害為工傷。紡織有限公司對勞動和社會保障部門的認定不服提起行政訴訟,認為清花池根本不是劉某的工作場所,沒有領導安排或委託他去清理棉花,劉某在工作期間私自“串崗”本身就違反了工作紀律。另外,清花池設有明確的“警示標誌”,劉某私自跳入護欄內違反操作規程用手清理抓棉機,不符合工傷認定中的“工作地點”的規定,不應認定為工傷。
法院經審理認為,凡完成工作任務所在的區域都應當認定為工作場所。本案中劉某的動機是怕機器設備受到損害給公司造成損失,而主動進入清花池清理堵塞的棉花時受傷,構成工傷,故依法維持了勞動和社會保障部門作出的工傷認定。
解析:《工傷保險條例》規定工作時間、工作場所、工作原因是工傷認定的三大要素。但是《條例》並沒有對“工作時間”和“工作場所”的範圍以及“工作原因”的範疇,做出明確的界定,特別是對於勞動者的一些“彈性工作”,大部分不是來源於用人單位的指派,而是來源於勞動者作為企業成員 的責任心而自覺承擔的。勞動者有時會“好心辦壞事”,比如本案中劉某為了清理堵塞的機器,造成自己右臂被截肢,企業將為此支付更加高昂的費用。對於勞動者自行決定的“彈性工作”,是不是就因為其不在自己的“工作場所”或者不是自己的職責範圍而不認定為工傷呢?
我國對工傷認定的立法精神,是最大可能地保障主觀上無惡意的勞動者因工作或與工作相關活動中遭受事故傷害或者職業病後,能獲得醫療救治、經濟補償和康復的權利,重在保護與用人單位相比處於弱勢地位的勞動者的合法權益。在工傷認定的有關法律條文規定過於籠統、原則,列舉不明的情況下,應儘可能地朝着有利於勞動者利益的角度理解,使勞動者在受到傷害後能在經濟上得到救濟。所以,“工作時間”並非指上下班之間的時間,凡是履行工作義務以及之前之後的準備時間都應當認定為工作時間,“工作場所”也不能僅限於勞動者崗位區域,凡是完成工作任務或與工作有關的區域都應當認定為工作場所。
應讓受害者最大程度得到賠償
總結分析:
以上兩個例子,即便從道德直覺上,一般人也會認為,法院這樣判決是公正的。
但有些“彈性工作”因為與工作的“關聯性”偏遠,認定為工傷,往往就得不到公眾的認同。如前幾年發生的南京高淳縣東壩中學會計李某因陪上級領導喝酒後猝死,學校打算為其申請工傷一案,當時就曾引起社會輿論一片譁然。該案受輿論影響,李某最終未能享受工傷待遇。
同樣的事,在韓國,是被公眾接受的,用酒溝通感情,成為了韓國企業文化的一部分。有些公司甚至鼓勵員工這麼做,以加強團隊精神。然而,喝酒顯然會損害員工的身體健康,因此,韓國勞工部把因工作喝酒造成的疾病也列為工傷事故保險的範圍,受害者可以獲得賠償。
工傷應該如何認定?這其中確有認識上的“彈性”。通常情況下,人們能夠接受“無論工作時間、工作地點還是工作原因,其最終的認定歸屬,應該是看職工是否在履行職責”的這樣一個解釋,但遇到與工作關聯性偏遠的,特別與吃喝相近的,就另當別論。
相信許多國人也都遇到過工作之後,為單位計,不得不陪吃陪喝的事。李會計因工猝死,其後果全部由其家人承受,其實有失公允。
期待法律能儘早完善相關規定,讓勞動者的“彈性工作”受到更大範圍的保護。畢竟,在“彈性工作”中受到傷害的人多是普通職工,他們受傷的過程有的發生在主動履行職責的時候,有的則是身不由己,在關聯性偏遠的崗位上受到了傷害。
參考資料