報告稿

報告稿一般應由講話人自己寫。只有在特殊情況下，可經過授意由別人代寫，或由秘書、幹事等代勞。報告稿有詳稿、略稿和腹稿之分。詳稿準備較充分，只消拿到會議上去唸就行了；略稿是個提綱、要點，在發言時要再作發揮；腹稿，僅僅在頭腦裏醖釀一下，考慮個大概，到時即席發言，然後根據別人的記錄整理成書面的東西。這裏。

“報告稿”除“發言稿”這個別名外，還有演講稿、演説稿、談話稿等。其性質與特點，都大同小異。

特點 文章是給人看的，講話則是給人聽的。看起來順眼的文章，聽起來不一定順耳；看起來清楚明白的句子，説給人聽，別人不一定聽得懂。文章可以反覆看幾遍，哪句看不懂，就看哪句；聽別人在會議上講話，就不可能讓別人説了一遍，又説一遍，老重複一個內容。講話是一句接着一句的，弄不清前句的意思，後一句就難於理解了。結果，話講得越多，別人越不聽。因此，寫報告稿，就是要抓住講話的通俗化和口語化兩個特點。講話要通俗，就是要適合人的聽覺的需要，適合聽眾的接受水平，容易叫別人理解和接受。

聽報告時，聽眾只能發揮其聽覺的作用，他們看不到實物與環境，難以知道具體的形象，只有靠講話人的描述或講解，才能使聽眾產生感情上的共鳴或邏輯上的説服力量。所以，通俗的講話，可以補充視覺之不足。另外，通俗，不能理解為庸俗。它要求語言樸素、自然，不堆砌概念，不裝腔作勢。 講話要口語化，就是寫的稿子，別人看起來順眼，聽起來順耳。它的語言簡短精練，形象、生動、具體，別人不僅聽得明，而且印象深，記得牢。

1、要看聽眾。講稿的效果好不好，不是撰稿人個人或少數人坐在辦公室裏評定的，而是要由廣大的聽眾來打分，因此講稿首先要考慮聽講的是什麼人，這些人有什麼特點，怎樣才能説服他們；同時，事先要儘可能估計到，可能有人產生什麼樣的懷疑、提出什麼樣的問題；或有什麼不同的議論，以便能夠及時予以回答。這就要求演講者把想和講有機地統一起來。

2、要講人們最關心的問題。這就要求撰稿人吃透兩頭。一是瞭解上面的方針政策，二是瞭解聽眾需要解決什麼問題。兩頭吃透了，該講什麼，不該講什麼，哪些多講，哪些少講心中就有數了。這樣講起來，有針對性，聽眾也會覺得受益匪淺，聽得全神貫注。

3、態度明朗、觀點正確。講話人，對所講的問題，是贊成還是反對，是表揚還是批評，不能含糊其詞、模稜兩可。舉例要恰當，引用材料要準確，對於有些材料要進行辨偽考信的工作，不能拿來就用。看問題要持客觀態度，實事求是，不誇大，不縮小，不曲從附和，不任意上綱。

4、主題要單一。一次會議總有一個主題，講話者也往往不止一個。所以講話，首先要圍繞會議主題講，不能離開會議主題，信口開河。 提倡開短會，講短話。因此，要儘量把話寫得簡明扼要、乾淨利索。話講長了，不僅會影響講話的效果，而且會引起人們的厭煩，不得人心。因為人持久或過度地聽講，會因聽覺器官的疲勞而造成全身不舒服，必然精力分散。俗話説“話多如水”。因此，講話要克服一種壞習慣，即一講就長篇大論，胡拉亂扯，重複囉嗦，沒完沒了。要合乎口語，寫報告稿，要像説話一樣簡短親切。絕不要亂抄文章上的一些潔屈聱牙的句子。

1、用句要短，修飾語要少；文言句子和倒裝句要儘量避免使用，以免造成聽眾的錯覺或分散注意力。

2、一些書面語言的詞彙，要改用口語詞彙。如“迅速”可改成 “很快就”；“立即”可寫成“馬上”；“從而”可改成“這樣就”；“連日來” 可寫成“這些天來”；“地處”可改成“位置在”；“備定”可寫成“準備好了”等等。

3、一個意思有幾個詞都可以表達的，要儘量選擇其中一聽就懂的詞，如“對壘”、“交鋒” 就不如“比賽”通俗易懂。

4、不該省的字不要省。如“同期”最好寫成“同一時期”，以免發生誤會。

5、要分清同音的字和詞。比如“全部”容易錯聽為“全不”；“喉頭”跟“猴頭”分不清，應寫成“喉嚨頭” 就好。

6、方言土語要少用。聽眾一般都來自五湖四海，如果用方言土語多了，有些人聽不懂，或者竊竊私語，也會影響會場秩序。如“假茶葉”是貴陽的土話，外地人很難知道它是指有其名而無其實的東西。

7、用引號表示相反意思的詞，在其前面要加上所謂二字，以表示否定。用括號作註釋的，要改為直接敍述。

8、有些難懂的、文縐縐的成語，最好不用。但是早已口語化了的成語，還是可以用的，這樣才能使報告稿的文字生動，雅俗共賞。 總之，講話要收到良好的效果，最根本的是和羣眾同呼吸共命運，思想感情同聽眾一致。那種“打官腔”式的講話，只能是官僚主義的表現。

報告稿擬寫是一個由多種層次的工作人員共同參與的工作過程。受報告稿形成規律的制約，這一工作過程由若干密切相關、緊密互連的具體工作步驟構成。每一工作步驟都具有特定的具體內容和特定的功能。這些工作步驟的總體，就是報告稿擬寫的一般程序。擬稿人正確認識並認真遵循這一程序，是提高報告質量並使其產生最大的效用所必需的。報告稿寫作的一般程序分為：準備、佔有材料、確立主題、擬寫提綱、草擬報告稿、修改報告稿、審定報告稿七個階段。

（一）準備：明確報告稿的目的與要求

報告稿目的與要求不僅決定着主題的確立、材料的取捨，而且決定着表達方式的確定與文體的選擇。離開了目的與要求，主題的確立，材料的取捨就失去了依據；表達方式與文種的選擇也失去了意義；報告稿自身也就喪失了存在的價值。目的與要求要用簡練而明確的語言在報告稿中直接加以表達，明確目的與要求，不僅僅要求撰稿人對這些目的和要求心領神會，同時，還包括對其進行系統、周密的整理，以備“言傳”。

（二）佔有材料

所謂佔有材料，就是指擬稿人根據擬寫報告稿的目的與需要，從各個方面蒐集、攝取，最後寫入報告稿中的一系列事實現象或理論依據。

材料在報告稿擬寫中佔有重要地位。材料是確立主題的基礎，同時又是在報告稿中表現主題的支柱，一些主要旨在反映客觀實際情況的報告稿絕大部分乃至全部內容就是由經過系統整理的材料構成的。

作為一種思想或觀念的報告稿，其主題是由單位、部門領導授意給擬稿人的，但它的形成需要一個對客觀事實或有關理論觀點做出概括加工的過程，而擬稿人對領導授意的正確理解和進一步確定化，也必須以充分了解有關事實或理論觀點作為前提條件。在這個意義上，材料是確立主題的基礎，失去這個基礎就不會有主題的確立，至少主題的合理性、正確性和有效性可能會失去保障。佔有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎上，經過認真的篩選，獲得有用材料的過程。因此，收集材料是充分佔有材料的基礎，收集材料，要力求“多得”。所謂“多得”，就是在收集材料過程中，對各種類型的材料要全面蒐集，即要：

不分古今。既要歷史材料，又要現實材料。因為前者可供瞭解事物的來龍去脈，有助於把握事物發展規律和線索；後者則對解決眼前問題有直接針對性或直接應用性。

不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因為前者有助於從正面説明情況，講清道理，以先進經驗、典型事例指導工作；後者則是克服偏離正確方向，採取有效控制措施的根據。

不分粗細。既要概括的、反映全面的材料，又要具體的、反映局部甚至是細節的材料。因為這兩部分相輔相成，最便於使人們認識事物的全貌。

要想做到“多得”，必須掌握材料的來源。報告稿擬寫所需要材料的來源是多方面的。一是保存在機關文件室、檔案室、情報資料室、圖書室等部門的有關文件、檔案、圖書、報刊、情報資料等；二是擬稿人親自動手經有目的、有計劃、有針對性的實際調查獲得的第一手調查研究資料。其中，來自第一方面的材料量最大，範圍最廣，種類最多，但可靠程度不盡相同，有些只有參考價值。來自第二方面的材料，量不大，範圍特定，但可靠性強，針對性也較強。在實際收集材料的過程中，應充分綜合利用這些材料來源，不可偏廢。

要對材料進行篩選。對收集來的各種材料進行辨別，選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫報告稿目的和表現主題的需要。與報告稿目的和表現主題有關，並能有力地説明、突出主題者，就要保留；相反，和報告稿目的、表現主題無關，無助於説明、突出主題的，就要捨去。經過篩選被選取的材料還應具有真實準確性、典型性和現實有效性。

要把握材料的真實性、準確性。材料本身是對確有其事的事實現象和理論依據確鑿的反映，不容許有虛假的成分，因為報告稿中的材料常成為聽報告者開展工作活動、處理具體事物的依據，稍有虛假，輕則使報告稿失去説服力，使聽報告者不能正確理解報告主題，重則會直接導致工作失誤乃至失敗。

要掌握鑑別材料的科學方法。如分析法，可以通過對材料中的有關情況及其敍述方法進行邏輯分析，從有違矛盾律（前後自相矛盾）、有悖情理和對關鍵部分籠統含糊的表述中發現問題。對比法也能在對反映同一情況的多種材料的對比中找出疑點。當然，通過親自調查去核實材料中的記載，更是辨別真偽的有效途徑。在實際鑑別工作中，分析、對比、調查等方法往往需要結合運用。

要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質，具有廣泛的代表性，不是個別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實的，也沒有使用價值。因為，報告稿所涉及的大都是社會事物，而社會事物往往是極其複雜的，其表現形式也是多方面的。要從這些表現中抽取一些片斷作為事物某一性質的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質，不具有廣泛代表性時，它不僅沒有真正的説服力，相反會使人們迷惑不解，甚至會使受眾誤入歧途，將偶然、個別的“表象”當作事物的本質。如果據此事制定政策，難免會使工作歸於失敗。

要注意材料的現實有效性。材料本身應對説明、解決現實問題有實際意義，以增強報告稿的説服力。時過境遷的“陳穀子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無助於從中得出有力的結論。其結果只能是正確的主題得不到有效表現，問題的解決也自然受到妨礙。

（三）確立主題

報告稿的主題是指報告稿所要表達的主要問題和報告人的主張。主題就是報告稿的中心，處於支配地位。內容的安排、材料的選取、語言的運用都必須服從主題表現的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現，這樣的報告稿是沒有效用的一紙空文。

報告稿的主題與一般文學作品的主題不盡相同。首先，文學作品的主題是隱含於作品內容中的中心思想或基本觀點，而報告稿的主題則是明白顯露直接表達出的情況、問題和作者的主張。其次，文學作品的主題的形成需要有一個“提煉”過程，即撰稿人從豐富、實際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結論”，但報告稿的主題通常不是擬稿人個人提煉出來的，而是由對問題的處理已形成意見的單位、部門領導授意的。不管主題是經調查研究、分析綜合，從事實中“引出”的，還是法律、法規所規定的，報告稿的主題必需經過對工作負有法定職責的領導認可並直接或間接授意。

在確立主題的過程中，擬稿人需要將單位部門領導者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴密。保證主題有切實的針對性，符合實際，有助於解決實際的工作問題，並便於聽報告者正確理解和有效執行。

1、報告稿擬寫中確立主題的特殊性。

從主題的產生看，它更強調“意在筆先”。儘管報告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀現實生活的反映，都是從材料中提煉出來的，都要經過一個萌發、形成、提煉、深化的複雜過程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發，它必須受領導思想的制約，有較強的客體意識。在這種情況下，擬稿人常常要根據事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。

從主題形成的過程來看，多數醖釀時間比較短，短的報告稿尤其如此。

從主題的製作方面來看，它常常是集體智慧的結晶，是羣眾思維的結果，是領導、上級意圖、社會生活實際等多方面因素的融合。

2、對報告稿主題的要求。

報告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。

正確：主題必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規，必須符合客觀實際情況，能反映出客觀事物的本質規律，對工作起到積極指導作用，經得起實踐的檢驗。如果主題錯誤，就會給工作帶來損失。而要做到主題正確，就要吃透上下兩頭，掌握實際情況。

鮮明：主題必須十分明確而毫不含糊，贊成什麼、反對什麼、提倡什麼、禁止什麼、肯定什麼、否定什麼，都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所説的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鮮明，第一，主旨要有針對性地回答現實生活和實際工作中需要解決的問題，對症下藥，有的放矢，不能只是籠統地講一般性的原則，説不着邊際的套話，大而無當；也不能遇事繞道走，環顧左右而言它，不接觸實際問題。第二，主題要清晰明確，對其內容的解釋必須是惟一的而不是模稜兩可的，表達主題的語言必須是確定的而不是模糊的，否則會使人不得要領，無所適從。第三，主題要有完整性。報告稿是為了提出問題、分析問題、解決問題的，主題不能只提出問題而不解決問題，不能“話到嘴邊留半句”，含而不露，言已完而意未盡，讓聽報告者去揣度。

集中：報告稿一般要求內容集中，其主題更要集中，不可多中心，“意多亂文”。只有主題集中，報告稿才能寫得深刻，重點才會更突出、鮮明，才更容易被對方理解，有關事項也更便於處理，有關規定要便於執行。面面俱到，主次不分，就會影響報告稿的表達效果及其實際執行效果。要做到集中，第一，要目標始終如一，不能下筆千言，離題萬里；第二，要注意在內容完整的基礎上集中，要統觀全局，高層次確立主題。

3、報告稿主題的表現。一是題目明旨。在報告稿題目中概括點明文章主旨。以極簡練的詞語概括指出了報告稿主題。十七大報告題目即是。二是開門明旨。這是主要方式，正文開頭一段中標出主題句，使讀者一目瞭然。三是篇末點題。在報告稿結尾一語道破，開頭揭示文章內容重點及方向，結尾亮底，點明主題。四是片言居要。在報告稿中間內容重大轉折之處揭示主題，同時起到承上啓下的過渡聯繫作用。五是一線貫通。主題分散於報告稿各個部分的小標題、小觀點中，起到穿針引線的作用。

（四）擬寫提綱

提綱是報告稿結構的藍圖,有了提綱就可以將結構安排的結果“固定”下來，在擬寫報告稿時就能有所遵循，做到胸有成竹，順理成章，不僅能節省時間，而且能避免“十步九回頭”，避免出現“閒筆”和思路上的紊亂，保證報告稿思路順暢，結構嚴謹。為此，擬稿人在撰寫報告稿時，除篇幅很短、結構非常簡單的可以用打“腹稿”形式確定結構安排的結果外，大多數情況下都需要將結構安排見諸文字，擬製出提綱。

根據報告稿篇幅長短、結構繁簡、內容多寡的不同，提綱可粗可細。粗的可以只描述總體輪廓，擬出報告稿標題，確定總的要素構成並排列次序；細的則還應將如下一些部分也包括其中，如：怎樣劃分段落，怎樣過渡，怎樣照應，怎樣開頭和結尾，在哪裏使用哪些具體材料，哪些地方需詳盡些，哪些地方應概略些，報告目的和要求以及主題應在哪裏點明或再次強調等。

在擬寫提綱的過程中，應高度重視對報告稿標題的撰擬。因為標題不僅是報告稿的名稱，而且是“綱”中之“綱”，它往往直接揭示報告稿的主題，也可以直接或間接反映報告的目的或要求。擬寫提綱時，不重視標題，不對其結構完整與否、貼切與否、詳略得當與否、準確與否作出認真的審定，往往是形成報告稿離題、跑題甚至失效或降低效用的原因之一。為此，擬寫標題時必須注意：一是結構要完整。二是語意要確切。三是文字應簡練、醒目。

（五）草擬報告稿

提綱完成之後，要送領導審定，經同意後就可以按其所規定的內容和次序，草擬報告稿了。

（六）修改核查報告稿

修改潤色是報告稿擬寫過程中一個十分重要的環節，因為擬稿人在寫作過程中考慮不周、有所疏漏，總是難免的。正是從這個意義上，有人講，好報告稿幾乎都是反反覆覆“改”出來的，而不是“寫”出來的。

報告稿需要作反覆的修改，因為修改對提高報告稿的質量有重要影響。修改工作實際上是打磨報告稿質量的創造性活動。在實踐中，即使是篇幅簡短的報告稿，由擬稿人一揮而就，就不做任何增、刪、改、調是不多見的。原因很簡單，報告稿中一字一句所能產生的實際效用，需要擬稿人精益求精，不能有一點一滴的疏漏，否則就有可能產生與報告者願望完全相反的嚴重後果。同時，報告稿與一般文章不同，寫一般文章是作者表達自己的意志願望，撰擬報告稿則是在代單位、部門表達意志願望，不僅有一個“詞能達意”的問題，同時，還有一個“意（自己的理解及建立在這種理解基礎上表達出來的意願）能達意（單位的真正意願）”的問題。因此，報告稿更容易出現疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及難度也更大。實際上，許多報告稿要經過幾次、十幾次甚至幾十次反覆的認真修改。

報告稿的修改，往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加，而且與之有關的單位、部門負責人以及其他工作人員，甚至下屬單位的有關人員都要參與其間。而且報告稿越重要，涉及面越寬，參加修改的人員成分越具多樣性，人數也越多。集體修改的具體形式，一種是由大家依次分別提出書面修改意見；一種是集體討論，共同對報告稿作全面核查，找出錯漏，加以修訂補充。在對重要報告稿的修改實踐中，這兩種形式往往是交替使用的。

修改中，要堅持全面核查的原則。就是要以國家法律、法規（包括公文寫作與處理方面的）、政策規定以及領導的“授意”和通用的語言規則為依據，逐字逐句地對報告稿作認真細緻的檢查衡量，找出從內容（主題、目的要求、對事實情況的反映、主張、數據等）到形式（文體、結構、格式、語言表達等）中的所有疏漏。核查的重點主要在：主題是否正確；對事實的反映是否客觀真切；主張是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落實，是否切實可行；與上級、平級單位、部門，自己單位、部門的其他規定，以及上下文之間是否存在矛盾牴觸；報告目的、報告要求是否明確；結構是否完整、嚴謹；格式是否正確、合乎規範；材料的運用是否合理、其詳略是否得當；語句是否通順、簡練、嚴密，是否符合語法邏輯等。

對於核查中發現的問題要依次以增、刪、改、調等方式，糾正或彌補。

“增”就是增加、補充。報告稿內容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補。如增補主張，使之完善可行；增補材料使報告稿更具説服力；增補字句，使文句更加嚴謹周密，合乎語法邏輯；增補要素使報告稿結構更加完整。

“刪”，就是抹去。凡不合需要，無助於報告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無關的多餘的材料、超越職權範圍的主張、可有可無的字詞句或段落等等。有時限於篇幅，還要“割愛”。

“改”，就是變更。報告稿中一切不正確、不嚴謹、不全面、不貼切的地方，都需要變更為正確的、嚴謹的、妥帖的説法。

“調”，就是調整。即在既有內容與形式範圍內所作的調節。如調整正文各要素的排序，調換字、詞、句的位置等。

在核查並糾正、彌補了各種錯漏之後，還需要從進一步提高表達效果的角度，對報告稿加以完善。如進一步充實內容，調整正文的結構，對文字做更深入精細的推敲、錘鍊等，達到“錦上添花”、使報告稿能產生更大的效用的目的。

在修改文稿過程中應注意如下幾個問題：

首先，由於修改活動常為一種集體行為，因此，也常會產生不盡相同甚至完全不同的修改意見。這時，若為重大分歧，應以集體決議為最終修改依據；若為一般性分歧，可請主管領導定奪。

其次，擬稿人在修改文稿過程中應正確使用各種修改符號。

最後，修改後的報告稿文面必須整潔，符合報告稿書寫規範的要求。

（七）審定報告稿

報告稿的審定一般送交單位、部門或組織的負責人。從一定意義上説，它是修改工作的延續。