國家行政機關公文處理辦法

國家行政機關公文處理辦法

第一條　為使國家行政機關(以下簡稱行政機關)的公文處理工作規範化、制度化、科學化，制定本辦法。

第二條　行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條　公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條　公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條　公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第六條　各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模範遵守本辦法並加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第七條　各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作並指導下級機關的公文處理工作。

第八條　各級行政機關的辦公廳(室)應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

第九條　行政機關的公文種類主要有：

(一)命令(令)

適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

(二)決定

適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(三)公告

適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

(四)通告

適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(五)通知

適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

(六)通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

(七)議案

適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(八)報告

適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。

(九)請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

(十)批覆

適用於答覆下級機關的請示事項。

(十一)意見

適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

(十二)函

適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

(十三)會議紀要

適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第十條　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

(五)上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

(八)公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。

(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

(十)成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

(十一)公文如有附註(需要説明的其他事項)，應當加括號標註。

(十二)公文應當標註主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主題詞。

(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字(按其習慣書寫、排版)。

第十一條　公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十二條　公文用紙一般採用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第十三條　行文應當確有必要，注重效用。

第十四條　行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條　政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第十六條　同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

第十七條　屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。

第十八條　屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

第十九條　部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

第二十條　向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

第二十一條　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條　除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條　受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第二十四條　發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十五條　草擬公文應當做到：

(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以説明。

(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定。

(四)擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

(六)結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

(七)應當使用國家法定計量單位。

(八)文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。

(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十六條　擬製公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級機關協調或裁定。

第二十七條　公文送負責人簽發前，應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十八條　以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

第二十九條　公文正式印製前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。

經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審。

第三十條　收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條　收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會籤；文種使用、公文格式是否規範。

第三十二條　經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳(室)負責人批准後，可以退回呈報單位並説明理由。

第三十三條　承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以説明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門並説明理由。

第三十四條　收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。

第三十五條　公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

第三十六條　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閲視為同意；沒有請示事項的，圈閲表示已閲知。

第三十七條　送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第三十八條　公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理(立卷)、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條　歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

第四十條　聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理(立卷)、歸檔，其他機關保存複製件或其他形式的公文副本。

第四十一條　本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理(立卷)、歸檔。

第四十二條　歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十三條　擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第四十四條　公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷燬。

第四十五條　文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

第四十六條　上級機關的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳(室)主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。

第四十七條　公開發布行政機關公文，必須經發文機關批准。經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第四十八條　公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印機關證明章。

第四十九條　公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十條　不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經辦公廳(室)負責人批准，可以銷燬。

第五十一條　銷燬秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷燬絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

第五十二條　機關合並時，全部公文應當隨之合併管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)後按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第五十三條　密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第五十四條　行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

第五十五條　公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。統一規定發佈之前，各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行規定。

第五十六條　各級行政機關的辦公廳(室)對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查並建立督查制度。有關規定另行制定。

第五十七條　本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務院辦公廳發佈，1994年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》同時廢止。 ^[1] 

國務院關於發佈《國家行政機關公文處理辦法》的通知

國發〔2000〕23號　　

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

現發佈《國家行政機關公文處理辦法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務院辦公廳發佈，1994年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》同時廢止。

國　務　院　　　　　　　　　　　

二○○○年八月二十四日 ^[1] 

1.關於“意見”文種的使用。“意見”可以用於上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答覆。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

2.關於“函”的效力。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。

3.關於“命令”、“決定”和“通報”三個文種用於獎勵時如何區分的問題。各級行政機關應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示範圍等具體情況，選擇使用相應的文種。

4.關於部門及其內設機構行文問題。政府各部門(包括議事協調機構)除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳(室)轉發。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批准，並在文中註明經政府同意。

部門內設機構除辦公廳(室)外，不得對外正式行文的含義是：部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關(包括本系統)制發政策性和規範性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯繫確需行文時，只能以函的形式行文。

“函的形式”是指公文格式中區別於“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。

5.關於聯合行文時發文機關的排列順序和發文字號。行政機關聯合行文，主辦機關排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、羣的順序排列。

行政機關之間聯合行文，標註主辦機關的發文字號；與其他機關聯合行文原則上應使用排列在前機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標註一個機關的發文字號。

6.關於聯合行文的會籤。聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會籤。一般不使用複印件會籤。

7.關於聯合行文的用印。行政機關聯合向上行文，為簡化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。

8.關於保密期限的標註問題。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標註，否則按照《國家秘密保密期限的規定》(國家保密局1990年第2號令)第九條執行，即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。”

9.關於“附註”的位置。“附註”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

10.關於“主要負責人”的含義。“主要負責人”指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。

11.關於公文用紙採用國際標準A4型問題。各省(區、市)人民政府和國務院各部門已做好準備的，公文用紙可於2001年1月1日起採用國際標準A4型；尚未做好準備的，要積極創造條件儘快採用國際標準A4型。省級以下人民政府及其所屬機關和國務院各部門所屬單位何時採用國際標準A4型，由各省(區、市)人民政府和國務院各部門自行確定。 ^[4]