協同軟件

作為新興的信息化應用軟件，協同軟件受到越來越多的學者和用户關注。協同軟件雖然是這幾年才受到廣泛重視，但協同軟件在國外的起源非常早。20世紀80年代中期，國外就已經有功能相對單一的商品化工作流系統問世，這可以看做早期協同軟件的雛形。進入90年代，隨着計算機與網絡技術的迅速發展，以及Internet的普及，協同軟件成為實現企事業單位業務流程自動執行和信息溝通交流的必要工具。到了21世紀， 越來越多的企業也開始關注OA辦公系統, 加上國家不斷推廣電子政務， 原有的OA辦公系統已經不能滿足客户更加靈活的新需求。一些在工作流做得比較出色的軟件廠商，開始推出基於“工作流、表單” 的OA辦公系統，收到了企事業單位的青睞，慢慢地，所有的OA辦公系統都給自家地OA產品穿上了“協同”的外衣，成為OA辦公系統生產廠商，但是換湯不換藥，且以較低廉的價格，佔得協同軟件市場的一席之地， 用户也被搞得眼花繚亂，分不清哪個是真正的協同軟件。 越來越多的企業要求OA辦公系統能夠解決其企業管理中的實際問題，這就要求OA辦公系統生產廠商不再是製造辦公自動化的工具，而是開發出具有協同功能的管理軟件。

協同軟件在國內外都處於繁榮發展的前期，應用理念不一，因此對協同軟件進行分類，有利於業界同仁對協同軟件作更詳細瞭解，也有助於用户正確選擇。

近幾年，協同軟件市場呈現加速發展的態勢，“開放與整合”已成為協同軟件發展的大勢所趨。此時，產品創新就成為廠商們的第一要務，因為用户需要的不再是一個簡單的辦公軟件，而是富有智慧和生命力的協同辦公平台，要求從底層支持跨平台、多語言，無限制動態拓展，實現辦公、業務、決策的一體化管理。

智慧的協同需要有一個強大的產品作為支撐，而產品又必須有一個強大的平台作為支撐，所以，自定義平台就成為了建設智慧協同的先決條件。這個平台稱之為“魔方平台”，即像魔方一樣靈活、開放、隨需應變、把無序變有序，可以生成任何你想要的結果。

自定義平台和魔方的結構如出一轍，都是框架+組件的形式。自定義平台的框架就是它的支撐，它設計精妙（主要技術是SOA、MVC和WEBSERVICE），但不和使用者直接交互，因為它是被封裝在底層的。

而組件就是自定義平台提供的各種應用，它就像魔方上的小方塊一樣直觀、靈活、多變，它以畫面的形式展現給使用者，實現方便的使用和組合，是使用者最需要關注的內容。

和魔方略微不同的是，魔方的組件數是固定的，而自定義平台則可以自由的添加組件，在這個過程中，你無須改動框架的結構，也無需瞭解框架的技術，甚至不需要編寫代碼，只要在畫面上進行配置就可以了，添加的組件可以和現有系統無縫集成，構建一個不斷生長的管理平台 ^[1]  。

從產品功能的角度看，協同軟件主要有三種類型：協同工具軟件、協同平台軟件、協同應用軟件。

協同工具軟件主要功能是協作溝通、以及眾多的郵件和通訊等管理軟件；協同平台軟件是指在此之上構建應用軟件的平台軟件；協同應用軟件是指最終用户實現相互溝通和協作、提高管理效率、實現企業協同管理的協同辦公、協同商務、協同政務等軟件。

協同平台軟件正朝着企業應用門户的方向發展，協同平台是否能滿足用户多業務系統整合，協同應用等需求，是否具有整合、利用多種業務系統技術的能力，將決定整個協同產業的市場規模和發展方向。從協同市場的發展趨勢來看，協同軟件平台成為企業基礎的IT架構平台，是企業信息化的主板，未來各種企業級應用軟件將越來越多地在協同平台上通過各種插槽來接入與開發，協同軟件將成為企業應用的樞紐，這是一個必然趨勢。協同軟件是否靈活、開放、標準、具有豐富接口將決定着其是否能夠承擔得了作為企業信息化的主板的這副重任，另外由於各種被整合系統的非標準，真正做到像計算機插槽一樣，一個新的應用系統能夠很方便的接入，需要行業標準，這就對協同軟件廠商提出了較高要求，隨着用户要求越來越高，最終協同市場將從百花齊放到幾枝獨秀。針對協同辦公軟件應用遇到的三大問題，採用如下設計理念設計產品，為用户提供的不僅是一個協同辦公軟件，更是一個易用的協同整合平台。

工作流是協同軟件的核心應用，依據工作流的柔性化程度，可以將協同軟件分為以下3類：

全結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流全部固定，啓用前需要對用户的工作流執行邏輯進行嚴格設定，啓用後各項事務按設定好的流程自動化處理，並且不能做修改。這類協同軟件主要應用於管理相對固定的單位，適用於業務流程相對穩定的事務。

半結構化協同軟件。這類協同軟件工作流有一部分固定，另一部分比較柔性化；或者是總體框架固定，而具體協作流程柔性化。目前國內大部分協同軟件都屬於這一類型，這類協同軟件部分滿足了柔性化管理的要求，但仍然對用户的靈活應用帶來制約。

非結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流程完全柔性化，可以隨意設定各類管理事務的流程，大大加強了系統應用的靈活性，其產品能夠完全基於非結構化的動態流程，進行工作事務的自動化管理。

工作流作為協同軟件的核心應用和核心技術，其主要作用是依據一定的規則傳遞任務，並且指定任務處理權限和原則。依據工作流傳遞任務的機制不同，協同軟件又可以分為以下3類：

基於文件的協同軟件。這類軟件以共享的方式來完成任務項傳遞，是推出時間較早、發展較為成熟的一類協同軟件。

基於消息的協同軟件。這類軟件通過用户的電子郵件、即時消息來傳遞文檔信息，這類協同軟件適合個人級小型應用。

基於互聯網的協同軟件。這類產品通過互聯網實現任務的協同，起步較晚。

協同軟件從本質上來説，是解決公司內部管理的問題，是提升公司內部管理水平的一種重要手段。所以協同軟件不是單純的應用軟件，而是藴含着深刻管理思想的應用管理軟件。目標決定行為，將協同軟件的實施與管理諮詢結合起來，這是未來協同軟件擁有良好出路的重要前提。

在國外，賣軟件就是賣服務的觀點已經獲得廣泛的認同，國外的軟件廠商主要以收取服務費的方式獲取利潤。而在國內，想讓協同軟件廠商依靠服務費來生存，顯然還不現實。但是，賣軟件就是賣服務這一核心是協同軟件的內在本質卻沒有變化。當前，服務能力是協同軟件木桶中的“短板”。許多企業為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團隊服務素質的培養，忽略企業服務能力的建設。 ^[2] 

從軟件應用角度看，協同軟件主要應用於三個方面：行政辦公、電子商務、電子政務。行政辦公是應用最為廣泛的部分，公文收發、日程安排、通知公告、檔案管理、共享資源管理等等，是行政辦公的主要應用範疇；電子商務的應用是協同軟件應用領域的進一步拓展，傳統的電子商務類軟件，主要是基於固化的商務流程，側重與商務活動中各類數量、金額的計劃和核算。而協同化電子商務主要基於動態的工作流程管理，側重於商務活動中的協作、溝通等管理；協同化電子政務是傳統電子政務軟件的進一步昇華應用，軟件的應用從側重於各類工作事項的記錄與反映，轉變為關注工作事項的協作與溝通。

隨着企業規模的發展，企業必將面臨機構增加、業務擴張的局面，如何有效地確保企業的整體運行效率，推進企業制度化、規範化、精細化、流程化管理便日顯重要。OA辦公系統平台將管理體系、工作協作體系、知識管理體系緊密結合，最大化的確保企業戰略得到有效的執行，通過以下方式為用户創造價值：

很多人玩過一個傳話的遊戲，一句話從第一個人傳到最後一個人，內容早已走樣。這不是員工故意犯的錯誤，而是因為應公開的事情沒有盡最大可能公開化，傳遞信息的方式不正確造成的。為了避免信息在傳遞過程中失真，OA軟件通過在“知識管理”中建立新的欄目，將公司所有的制度、文件、文化理念發佈上去，讓所有的員工清楚地掌握公司的制度和文件內容。在環球軟件看來，讓信息公開是制度執行的第一步。

在軍隊中，沒有命令就沒有戰鬥；在企業中，沒有計劃就沒有執行。所有的執行力都是從計劃開始，這是眾所周知的道理。OA軟件設立了“辦公事務--工作報告”的功能，讓用户提交工作計劃和總結；還有“日程”功能，讓每一個部門的主管可以根據總經理的安排，將部門的工作任務分解為部門每位員工的任務，然後建立起每位員工每一天（或每幾天）的工作日程，還可以將“日程”發給下屬時共享給部門所有員工查看。這樣，下屬員工每天打開環球軟件OA就知道部門主管吩咐了什麼工作給自己和同事，他們就會知道自己的工作完全處於主管的周密安排和同事的監督之下，那麼執行力也就會大幅提高了。

計劃制定並安排了下去，是否一定就會執行好呢？答案是否定的。監督與檢查是管理者的一個重要職責。OA軟件用“流程管理”設置了企業幾乎所有事務的流程審批，從提交到存檔，每一步都有不同的人員跟進，提交者和審批過某流程的員工，都可以通過“文件監控”查看流程的辦理狀況。這樣一來，企業的每一項事務的審批都處於大家的監督之下，誰辦事及時誰辦事拖拉一目瞭然，容不得半點的推諉和扯皮。

此外，OA軟件中還有一項“協作辦公”功能，通過自定義組，由組領導根據任務大小將任務分解成事件，然後將事件分發給組成員，追蹤事件完成狀態，從而做到對整個任務的協作辦公和追蹤管理。藉助OA軟件，員工的工作從安排到完成，整個過程都處於上級的監控之下，就更有完成的動力了。

有了計劃，並有了過程的監督，一切都完美了嗎？不是。工作完成後沒有公正的考核，就談不上對人力資源的正確使用。OA軟件中的“協作辦公”功能除對領導發出的任務進行監督、對同事提交的申請進行審核外，更有任務的考核管理：部門領導分配給屬下的任務完成後進行，用以給每位員工的已完成任務進行考核（按時間、質量等），並能夠按要求產生一定的報表，同時各員工的考核成績能夠記檔，對於做得好或不好的員工，則根據已公開的制度進行獎罰，讓大家都心服口服。有了環球軟件OA提供的績效作依據，企業將形成一種公平、公正、公開的用人環境，各種的“以關係用人”現象將沒有了生存空間 ^[3]  。

工作流是協同軟件的核心應用，依據工作流的柔性化程度，可以將協同軟件分為以下3類：

全結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流全部固定，啓用前需要對用户的工作流執行邏輯進行嚴格設定，啓用後各項事務按設定好的流程自動化處理，並且不能做修改。這類協同軟件主要應用於管理相對固定的單位，適用於業務流程相對穩定的事務。從ERP的應用中拓展出來的協同軟件，大多屬於這一類型。現代企業的柔性化管理要求，這類協同軟件滿足起來比較困難。

半結構化協同軟件。這類協同軟件工作流有一部分固定，另一部分比較柔性化；或者是總體框架固定，而具體協作流程柔性化。目前國內大部分協同軟件都屬於這一類型，這類協同軟件部分滿足了柔性化管理的要求，但仍然對用户的靈活應用帶來制約。

非結構化協同軟件。這類協同軟件的工作流程完全柔性化，可以隨意設定各類管理事務的流程，大大加強了系統應用的靈活性，其產品能夠完全基於非結構化的動態流程，進行工作事務的自動化管理。

底層技術會決定了協同軟件的應用性能和適用範圍，依據底層技術，可以將協同軟件分三類：為以下3類：

以通訊為中心的協同軟件。這類協同軟件以即時通訊、電子郵件等為應用中心，早期的協同軟件都屬於這一類型。後來部分該類協同軟件又加入了VOIP等技術，使信息交流更加便捷與豐富。這類軟件一般採用20世紀90年初就已經流行的P2P軟件架構，像Lotus 早期推出的Notes部分就屬於這類產品。

以文檔為中心的協同軟件。這類協同軟件基於文檔路由，與外界的交互能力有限，但比較適合文檔型文本和表單為內容載體的協同事務。同屬於Lotus產品家族的Domino就是這類產品，國內大部分的協同軟件也都採用這一技術。

以流程為中心的協同軟件。這類協同軟件全部圍繞着工作流系統展開，工作流的過程管理和內容管理，都基於關係型數據庫之上。該類協同軟件是未來的應用主流，國內外新一代的協同軟件產品都屬於這一類型。它將所有的協同管理事務抽象為表單和流程，表單用以記載管理內容，流程用以指定管理過程。同時，可以實現管理表單的任意定義，和管理過程的可視化柔性管理。

工作流作為協同軟件的核心應用和核心技術，其主要作用是依據一定的規則傳遞任務，並且指定任務處理權限和原則。依據工作流傳遞任務的機制不同，協同軟件又可以分為以下3類：

基於文件的協同軟件。這類軟件以共享的方式來完成任務項傳遞，是推出時間較早、發展較為成熟的一類協同軟件。這類協同軟件品種比較多，象名極一時的早期協同軟件FileNet Visual WorkFlo ，以及上文提到的Domino 等。

基於消息的協同軟件。這類軟件通過用户的電子郵件、即時消息來傳遞文檔信息，這類協同軟件適合個人級小型應用。

基於互聯網的協同軟件。這類產品通過互聯網實現任務的協同，雖然起步較晚，但發展極為迅速，其市場前景非常廣闊。

以上是從不同角度，對協同軟件的分類，各種不同分類標準下的協同軟件產品，會有相互重疊。另外還需要特別指出的是，許多先進的協同軟件產品，在軟件技術和應用上比較綜合，各個類屬的特性都具有一些。對於這類綜合性協同軟件的歸類，本文沒有單獨列出綜合類，可以依據該軟件的主要特性做類別歸屬。不同類別的協同軟件，具有不同的優點和特性，認清分類，是正確選擇協同軟件產品的前提。

新型的平台型OA辦公系統則由於開發方式靈活，藉助支撐平台技術可以在不影響原系統的情況下，獨立開發新功能模塊再加入到原系統平台之中，使得開發週期大大縮短、費用低、風險小，可以説這種升級操作最大程度上做到了為企業考慮，提供長遠保證，並具備基本能滿足全部需求，性價比高、成熟度高的優點。

而平台化OA辦公系統的所有優點又被OA軟件所演繹。在產品規劃中，OA軟件部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數據庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設置和開關，如權限、角色、崗位、羣組、組織等的設置。通過這些功能或工具，讓用户對系統的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發商，能夠讓系統計迅速適應管理的變革，並在實際應用中，從根本上杜絕系統孤島、信息孤島、數據孤島的產生 ^[4]  。

從管理對象來分，可以將管理分成業務管理和行為管理。業務管理更側重於對組織的各種資源的管理，比如財務、材料、產品等相關的管理。而行為管理則更側重於對組織成員行為的管理，以此而產生了組織的設計、機制的變革、激勵、工作計劃、個人與團隊的協作、文化等等的管理。

企業的業務管理和行為管理應該是相輔相成的，就像人的兩隻手一樣，要配合起來才能更好的發揮管理的作用。如果其中任何一隻手出了問題，都會對管理的整體帶來損失，甚至讓企業管理停滯不前，受到嚴重的阻力。

相對應的，作為管理落地的工具，信息化軟件也可以分為兩大類：ERP軟件系與協同軟件系。其中，ERP軟件系包括：財務軟件、物流軟件、CRM、HR、庫存軟件甚至各種行業性業務管理軟件等，其作用主要是幫助企業業務管理推行落地的。協同軟件系包括：協同OA、HR、CRM、績效、網絡、門户、IM、郵件等，其作用主要是幫助企業實現行為管理落地的。