信息組織管理

社會信息流的混亂狀況和人們對信息需求的高度選擇性之間的矛盾決定了科學合理地組織信息的必要性；同時，信息的組織整理也有其語言學和邏輯學基礎。因為人們傳遞交流的信息內容必須通過一定的符號系統表示出來，而語言是人類最需要的交流符號系統。信息的傳遞交流過程就是對有一定語義內容的語言文字的表達、吸收、理解的過程；另外，信息的有序組織屬於抽象思維的範圍，信息的有序組織主要運用歸納推理，對大量收集到的文獻資料，要運用比較、分類、分析與綜合等邏輯方法進行處理。 ^[1] 

凡是能將信息資料按一定的規律進行有序排列的方法，稱為信息資料的組織方法。信息資料的組織方法大體可分為信息資料微觀組織法和信息資料宏觀組織法兩種。信息資料微觀組織方法是運用認識論中分析的原理，以特定的某一文獻單元或某一信息知識單元來組織信息資料的方法。它既可根據文獻的外部特徵如書名、著者、出版者、出版地、版次、刊期、引文及各種編號等來組織文獻，也可根據文獻的內容特徵來組織查找未知的信息。信息資料的宏觀組織法是根據認識論中綜合歸納的原理，把文獻信息看做一個特定的整體，從大量的統計資料中尋求其概率分佈和利用規律，從而利用這些規律來科學地組織信息資料。信息資料的微觀組織法常以各種引用法、索引法、目錄法、分類法、主題法和文摘法等體現出來，信息資料的宏觀組織法常以布拉德福定律、齊夫定律、洛特卡定律、引用規律、信息分析研究等方法和規律體現出來。

一套完整的信息組織管理流程包括4大類，即標準採用、組織操作、更新控制、標準評測。

(1)標準採用：在企業信息組織體系中，組織體系的標準會經歷創建、使用、修改和退出四個不同的階段。有些標準不需要自己創建，而是拿來使用。如分類、編碼儘可能採用國家標準和國家標準。企業信息組織標準不能停留在紙面上，需要在企業內部進行廣泛的宣傳、培訓和交流，以得到用户的反饋，促進用户的理解和應用。

(2)組織操作：組織操作流程規定如何將信息組織標準貫徹、安排和應用到企業現有的信息系統中去。其中非常重要的一點是評估對現有信息系統的影響，並審核操作方案的可行性。

(3)更新控制：維護信息組織體系修改的歷史，管理企業信息組織體系的不同版本的修改、定稿和發佈。藉助於版本管理工具實現更新維護工作；有時候，還要根據業務的變化和技術的發展，當修改需求產生時，啓動本流程進行新需求的分析，對變更進行審核，併發布新的信息組織標準。

(4)標準評測：一定期和不定期地對企業信息組織的使用狀況、投資回報等進行分析評估。