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人名索引

主要收錄以事系人和傳、錄、表中出現的人名，不含政治術語中作定語的人名，以人名命名的地名、事物、事件、建築物、紀念場所，帝王紀年、照片説明詞、引文和附件中出現的人名，及文章行文中提到，但與關係不密切的人名。

人名索引術語解釋

指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。

人名索引是指將檔案館(室)藏檔案中涉及的人名及其簡要情況著錄下來，向利用者提供以人名為線索的一種查找性檢索工具。

人名索引從體例上可分為綜合性人名索引和專題性人名索引，這裏主要介紹專題性人名索引的編寫。專題性人名索引，是以館(室)藏全部檔案或若干全宗檔案為著錄對象，按單份文件將某一專題涉及到的人名都著錄下來，組成任免、獎懲、職稱、離退休等專題人名索引，以滿足利用者需求，達到查找準確、迅速的目的。

人名索引條目的排列方法一般採用姓氏筆畫排列法，即按照姓氏的首字筆畫數，從少到多排列，當姓氏首字相同時，可依據姓名第二個字的筆畫數多少進行排列。也可採用漢語拼音，四角號碼等方法排列。

①姓名：填寫所需編制的某人物姓名

②年度：填寫涉及某人的文件形成年度

③目錄號(分類號)：填寫原文件所在案卷的目錄號(分類號)

④案卷號：填寫原文件所在的案卷號

⑤頁號：填寫原文件所在案卷頁號

文號索引是指將檔案館(室)藏永久、長期保存的檔案根據文件不同字、號分類著錄下來，向利用者提供以專題為線索的一種查找性檢索工具。

文號索引以不同年代，不同全宗的檔案為著錄對象，將永久、長期保存的檔案中有文件文號的部分先按相同字分開，再在同一字中按號順序排列編製成規範表格，排列成有關文號信息的目錄，以滿足利用者需求，達到查找準確，迅速的目的。

作者	時間	文號	檔號				存放地點
			全宗號	目錄號	案卷號	頁號	庫號	櫃號

①作者：填寫文件的責任者

②時間：填寫文件的形成日期

⑧文號：填寫文件的發文字、號

④檔號：填寫文件所在的全宗號、目錄號、案卷號、頁號

⑥存放地點：填寫文件所屬案卷存放的庫房及櫃箱號.

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